会議中にかかってくる電話、出るべき？　出ないべき？　：マグロ船会議術（2/2 ページ）

[齊藤正明，Business Media 誠]

居留守を使ってもらう――90点

　「居留守」という言葉を聞くと、とても感じが悪い態度に思えますが、会議の出席者へ迷惑をかけるくらいなら、居留守を使う方が得策です。

　電話は便利ではあるのですが、その一方で、『相手の都合を一切考えない、割り込みをしてくる道具』なのです。誰か1人が電話に出るために中座したり、進行を妨げたりすると、会議のリズムが狂ってしまい、良い話し合いができないのです。

　電話がかかってくると、ついつい「出ないと悪い」と、という気になってしまいますが、実際「どうしてもすぐに対応しないといけない！」という仕事は消防士など特殊なものを除いてそれほど多くないはずですし、会議が終わってから電話をしたって、何も支障がない仕事がほとんどです。

　会議に参加するために、みんな仕事をやりくりして、同じ時間に同じ場所に集まっているのですから、まずは会議を優先しましょう。

席を外した人が戻るのを待たないで、そのまま会議を進行する――40点

　「（自分が）電話に出てる間に（会議で）決まったことについては必ず従う」ということに同意ができている場合は、悪くない選択です。

　しかし、実際にそれを守ることは難しく、電話から戻ってくると、「そんな決定、私は聞いてない！」と言い出され、また同じことを話し合うことが多いです。

電話に出たら、10分以内に戻ってもらうようにする――20点

　電話の相手がお客様だったり、上司だった場合、いったん話し始めたら、なかなか「すみません。時間なので電話を切ります」とは言えません。運用できれば良いですが、残念ながら守ることは非常に困難です。

「電話に出ること」＝「この会議は大して大事じゃない」と宣言すること

　会議は何のために行うのでしょう？　もちろん、みんなの知恵を集めて、最良の結論を出すことがひとつです。しかし、会議の目的はそれだけではありません。

　もう1つ大事なことは、みんなが熱中して話し合いをすることによる「一体感」や、決まったことに対する「納得感」を得るために行います。なぜならせっかくいい結論が出せても、みんながやる気になっていないと、実行に移す力が弱く、企画倒れになりがちだからです。

　みんなが熱中できる会議をするためには、途中で会議のリズムを崩すようなことをしてはいけないのです。特に途中で電話に出ることは、「この会議は大して大事じゃないんだ」と、周りに宣言しているようなものですから、気を付けましょう。