コラム

図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう (2/4)

処理は「集めたものを引き出しに分類していく」作業

　GTDの次のプロセスは、In-boxに集めたものを1つずつ処理してリストに分類していく作業になります（処理ステップの記事参照）。このイメージは、前段階で集めたものをいくつかの引き出しにしまっていく作業です。「いつかやる／多分やる」「次にとるべき行動」といったそれぞれのリストが引き出しだとイメージしてください。

　ここでそれぞれの引き出しに分けていく理由は、それぞれの引き出しによって「見直す頻度が異なる」からです。それぞれのリストはそのラベルに書かれた名前以上に、見直す頻度が異なることに意味があります。

　見直す頻度ごとに分けて管理しておけば、「あとでほかのものは見るのが分かっているので、今はこれを見ておけば大丈夫」と安心できます。逆にこのように見直す頻度ごとに分けていないと、ことあるごとにすべてを見直すことになり、それだけで疲れてしまい、実際に仕事を片付けるためのやる気が削がれてしまったり、あまりの仕事の多さに混乱してしまったりします。

　このように処理のプロセスではすべての書類を見直す頻度に応じて引き出しに分類していく作業だとイメージしてください。こうすることによって、1日を過ごす上で、どの引き出しをいつ開けていいかがはっきりするようになります。なお、それぞれのリストを見直す頻度については後述の「レビュー」にて説明します。

整理は「引き出しの中を見やすくする」作業

　ここまでで机の上で散らかっていた書類はきれいに引き出しに分類されました。しかしせっかく引き出しに分類しても、引き出しの中自体がぐちゃぐちゃならばあまり効率がいいとはいえません。

　ここではそれぞれの引き出しを「見直ししやすいように」整理していきます（整理ステップの記事参照）。ちょうど引き出しの中に仕切りを設けたり、よく使うものは手前に置いたり、大きさで並べ替えたりするような作業に似ています。

　実際には、それぞれのリストを取り出したときにさっと作業を把握しやすいように自分が使い慣れたツールに入れて、どこからでも参照できるようにしたり、似たような作業はグルーピングしておいたり、といったことを行います。

　この作業を終えることによって、それぞれの引き出しが開けやすくなったり、開けたときに何があるかはっきり分かったりするようになります。

[田口元，ITmedia]

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