コラム

図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう (3/4)

レビューは「今やるべき作業を机の上に持ってくる」作業

　ここまでであなたの机の上はすっきりし、それぞれの引き出しには見やすいように書類がきっちり収まっているはずです。

　そこまできたらあとは実行するだけです。が、その前にそれぞれの引き出しを適切なタイミングで開けて、どの仕事を今どれだけやるべきかを決めて、それらの書類を机の上に出してくる必要があります。どの引き出し（＝リスト）をどのタイミングで開ける（＝見直す）かはおおまかに分けると次のようになります。

　無論すべてのリストは週次レビューで見直されます。また、上に書いた頻度は最低頻度であり、これ以上の頻度で見直す分には全く問題はありません。さらにプロジェクトのリストと、次に取るべき行動のリストはどちらも随時見直すといいのですが、個人的には次のように区別しています。

　やる気があるときは行動もとりやすくなります。そういうときは次に取るべき行動のリストを見直して片付けられるものをどんどん片付けましょう。またどんな人でもやる気が起きないときがあります。そういうときはプロジェクトリストを見直して、「これをちょっと進めるにはどういった物理的な次の行動をとるのがいいかなぁ」と考えるといいでしょう。

　この作業は考えるだけなので、実際に行動を起こさなくてもいいので気楽です。また一見複雑そうに思えるプロジェクトを「ちょっと進めるための行動」を考えているうちに、「お、なんとなくできそう」と思えてやる気が出てくるという効能もあります。

　このように適切なタイミングで適切な引き出しを見直し、自分が今何ができるかを把握する作業がここでの目的です。

実行は「実行あるのみ！」

　さてここまで行うことによって、机の上がすっきりし、なおかつ「しなくてはいけない仕事」をすべて把握した上で、集中して作業に取りかかることができます。あとは実行あるのみ！ です。

　もしかしたら、ここまで読んだあなたは「そんなの当たり前じゃないか？」と思うかもしれません。しかしGTDの提唱者、ディビッド・アレンさんは必ずしもこれが現代のビジネスパーソンが実践している仕事のやり方ではない、と主張しています。

　多くの人は、自分が何をすべきかの全体像を把握しないまま、散らかった机の上に乗っている一番目立つ仕事だけで間違った優先順位を立てて仕事をしているのではないでしょうか（今、あなたが何をすべきか全部見せてください、といわれて見せられますか？）

　その状態では、書類が雑多に積み上げられた机で作業をしているようなものです。引き出しも使わずに、書類が整理されていないので、全体を見通すことができません。

　うっかり重要な仕事が書類に山に埋もれてしまうと、誰かからそれを指摘されるまで気づかないこともあるかもしれません。そして指摘されたときにはもう締め切り間際で、時間に追われるように徹夜する羽目に陥るかもしれません。

　机の上や周りの書類を一箇所にまとめ、引き出しに整理し、適切なタイミングで引き出しを見直し、適切な量の仕事を取り出して実行する。ストレスなく仕事を行うにはこのプロセスが絶対に必要です。GTDはそのためのステップなのです。

[田口元，ITmedia]

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