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» 2015年07月27日 10時00分 UPDATE

時短&低コストを実現:封入封かんや分厚い冊子の製本にも対応! 「オルフィスEX」で“理想的な”業務効率改善

「急いでいるのに、出力待ちでイライラ」「会議資料の準備に時間がかかりイライラ」といった経験をしたことがある人も多いだろう。しかし、理想科学工業の「オルフィスEX」を使えば、そんなイライラが解消されるはず。その理由は……。

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 「……っていうワケなんですよ」

 Aくんは毎日残業続き。人一倍に創意工夫をして、仕事を少しでも円滑に回そうとしている2年目の営業マンだ。ところが、どうしても効率化が図れない部分がある。それが、彼の主なタスクとなってしまっている「資料の印刷」だ。

 彼の周りももちろん営業マンなので、社内の数少ないプリンタを奪い合うように使っている。みんな大量に印刷するので、1時間待ちもザラなのだ。そんな悩みを、久しぶりに会った大学時代の先輩に、居酒屋でボヤいているところだ。

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 「ああ、お前は学生時代もそういう“ムダ”が嫌いなヤツだったな」

 「同じような資料だったらまとめて印刷所に頼めばいいと思ったんですが、そういう定型の資料も1週間ごとに見直しが入ってしまうので、都度印刷しないといけないんですよね」

 「カタログとかマニュアルか?」

 「ええ、あとは提案書とかですね。もう1つ、ダイレクトメールの宛名印刷もです。シールに印刷して1つ1つ貼り付けているんですよ。そういう個人情報はどうしても社内で印刷しないとダメなんですけど、コストにもうるさいんでカラー印刷は最低限にしろと。お客さまにビビッとイメージを伝えるには、いまどきカラーじゃないと……。提案内容で勝っていても、見栄えで負けたらくやしいですよ」

「ふむ、つまりはこういうことだな……」

 先輩はさらさらとメモをする。そこには、Aくんが抱えていた課題が簡潔にまとめられていた。

  • いまのプリンタは印刷速度が遅い→印刷待ちの無駄な時間
  • 印刷コストが高いからカラー印刷はもってのほか→モノクロの資料では、よい提案も伝わりにくい
  • 印刷された資料をきれいに1部ずつにまとめるのは手作業→印刷で待つ上に、さらに時間のかかる作業が発生
  • ダイレクトメールは情報量として封書が最適だが、1人1人異なる内容なので印刷業者での対応が難しい
  • 封筒の中に入れるため、三つ折りして、封かんする後処理も発生

 「……さすが元ディベート部の部長ですね、先輩」

 「ははは、実は今日、こんな話を聞いてきたところなんだ。ちょうどいいからお前に資料をやるよ。それがな……」

Aくんがもらった資料とは?

yd_ex2.jpg 会議資料や販促ツールなどを効率的に作成してくれる「オルフィスEX」

 翌日、始業前にAくんは先輩にもらった資料を携え、意気揚々と情報システム部に乗り込む。相手は、部署は違うが気の合う同僚として信頼している、我が社の“ひとり情報システム部責任者”のBさんだ。

 「Bさん、ウチの部署に“オルフィスEX”を入れてくれませんか?」

 「なんだそれ?」

 「営業部のプリンタが毎日毎日フル稼働しているのは知ってますよね。これって、出力能力の問題だと思うんですよ。それに、Bさんもウチの会社で“コストカット”ができて“効率アップ”できるとうれしいでしょ?」

 Bさんはこのワードにピクッと反応する――「話を聞こうか」。

 Aくんは、昨日先輩に教えられたことを、先輩が書いたメモとともに解説する。

 「営業部が内製している資料やダイレクトメールの出力用に“オルフィスEX”を入れるんです。このマシンすごいですよ。世界最速の印刷スピードで1分間に150枚カラー印刷することができて、しかもプリントコストはカラーが1枚1.56円、モノクロも1枚0.53円らしいんです。単純なスピード比較だけなら、ウチの古い複合機の4〜5倍速いですよ」

 「ふむ。それで?」

 「僕たち営業の資料って、情報が集まってくるのが直前じゃないですか。印刷所にお願いすれば確かに安いかもしれませんが、データを送って印刷物が納品されるを待っていられません。だから、部署にあるプリンタや複合機でやってますけど、効率が悪すぎるんです。このスピードを見てくれませんか?」

 Aくんは、ノートPCで「オルフィスEX」の動画を見せる。片面印刷「150枚/分」、両面印刷「75枚/分」というキャプションが付いている。

 「ほう。でもスピードだけだったら安いプリンタの台数を増やせばいい、って判断されるかもな」

 「このマシンはすごいですよ。大きなポイントは4つあるんです。普通のプリンタじゃ実現できませんので、見てください」

 Aくんはホワイドボードにすらすらとポイントを書き出す。

課題1:大量のプリント作業を効率化したい→オルフィスEXならば毎分150枚のスピードで作業時間を短縮できる!

課題2:プリント経費を削減したい→A4フルカラーでも1枚1.56円で低コストプリントを実現!

課題3:後処理加工の手間をなくしたい→資料のステープル処理/三つ折り/封入、封かんなどの後処理加工を自動化! (オプションのフィニッシャー装着時)

課題4:宛名印刷や請求書発行の時間を削減したい→顧客ごとに異なる内容もスピーディーに処理して宛名印刷も自動化。帳票出力は専用紙が不要に。

 「大量印刷ができるだけじゃなくて、資料作成やダイレクトメール作成、帳票出力などいろんな加工もできるんですよ。営業部以外でも、かなり使えるんじゃないでしょうか」

 「簡単な冊子みたいなのはできるのかねえ。ウチも商品が増えてきて、パンフレットを大量印刷してもすぐに改訂があって管理が大変なんだよね

 「くるみ製本フィニッシャー付きモデルだったら製本もできるみたいですよ。ほら、この動画を見てください」

 「ほほう。そういえばお客さまに提供している製品マニュアル類は印刷所に頼んでるけど、追加や修正のたびに正誤表を付けていて恥ずかしいんだよね。でもあれ500ページくらいあるからなあ」

 「えーっと、オルフィスEXは厚さ30ミリ、600ページまでいけるそうですよ。修正が入るたびにオンデマンド印刷できるんで、お客さまに与える印象もいいですよね」

 「ホントに? それはすごいな」

 「もはや小さな印刷所みたいですね。これがあると、ボクらもすごく効率が上がるんで、導入したらウチのビジネスが変わっちゃうかもしれませんよ」

オフィスの適材適所で使える「オルフィスEX」の最後の一押し

yd_ex3.jpg 実機をみて導入メリットを確認しよう

 「んー、でもさ、こういうハードウェアは実際に見てみないと分かりにくいよね。印刷の品質も見てみたいし」

 一人情シス、Bさんはなかなか首を縦に振らない。さすがに新しい機器の導入には、“最後の一押し”が必要なようだ。しかし、Aくんはめげない。

 「その通りですね。ちょっと調べてみます……あ、これ見てくださいよ」

 AくんがWebブラウザで情報を調べると、そこには大きく「RISO Print Festa」の文字が書かれている。どうやら、全国各地で展示会が開催されているようだ。この「RISO Print Festa」では、オルフィスEXシリーズの実機を見るだけでなく、印刷スピードや出力のサンプルをチェックすることも可能だという。もちろん、担当者にプリント業務の悩みを相談することもできる。

 機器選定において重要なことは、実機を見ることだ。出力コストカットと効率アップに直結することを経営陣にアピールできれば導入できそうだ――Bさんはそう確信した。

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 「……ん? オルフィスEXは“RISOの製品”か!」

 「Bさん、知っていたんですか」

 「プリントゴッコは昔、年賀状でお世話になったな……。なるほど、その会社がオルフィスEXを出しているのか。導入が決まったら、バリバリ使って効率を上げてくれよ」

 「はい!!」

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提供:理想科学工業株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2015年8月26日