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» 2015年04月30日 10時00分 UPDATE

日本人スタッフが人力でデータ入力:"タブレットに手書き"でペーパーレス化! 最安0円からアンケートや申込用紙が作れる「KAMIMAGE」

アンケートや申込用紙をお客様に手書きで記入してもらったり、建築工事や介護などの現場でスタッフが手書きでレポートを書いたり……という現場は多い。手書きした紙をデータ化するにはこれまで1カ月くらいかかることが多かった。しかしこれを最速15分で納品し、新たなビジネスチャンスを創造するサービスがあることをご存じだろうか?

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「用紙に手書き」をデジタル化する

 ビジネスシーンのあらゆるものがIT化されてきている。紙ベースの情報も例外ではない。たとえば名刺は社員が引き出しにため込むのではなく、スキャンしてデータ化する人が増えている。メモや議事録、報告書といった類いもそうだ。紙に書かれた情報はデータ化したほうがいい。情報がデジタル化され、データになることで、分析や検索、他の人との共有などが格段に容易になるからだ。紙のままでファイリングしてしまいこんでいる状態に比べ、ユーザーにも企業にも格段にたくさんのメリットがもたらされる。

 とはいえ、紙はなくならない。例えば、アンケートや申込用紙などに手書きするシーンは今でも少なくない。こうした紙に手書きするシーンでデータ化ソリューションを提供するのが、2015年2月にスタートした「KAMIMAGE(カミメージ)」である。

ay_kami01.jpg 株式会社うるるが提供する「KAMIMAGE(カミメージ)」

 紙に手書きで記入するシチュエーションにはどんなものがあるだろうか? (1)イベント、街頭、モデルルームなどのアンケート用紙(2)会員申込み、利用申し込み、予約などの申込用紙(3)宿泊者カード、来客受付票、ゴルフ場受付票などの受付用紙(4)訪問介護記録、問診票、修理警備報告書などの記録用紙……このように、大きく4つに分けられる。

 このように紙で記入された情報のデータ化は通常、PCで打ち直しされることがほとんどだ。サービスを提供する企業の社員が行うこともあれば、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)企業が入力を代行することも多い。用紙がある程度たまったところで入力を始めるため、顧客が紙に記入してからその情報がデータ化されるまではどうしてもタイムラグが発生し、1カ月以上掛かってしまうことも珍しくない。これを最速15分でリターンするのがカミメージなのだ。

 カミメージのポイントを以下にまとめよう。

  • タブレットを入力用紙代わりにすることで、最初からデジタル化している
  • 手書きされた文字を、日本人スタッフが人力入力してデータ化
  • 最速15分でデータ化と納品
  • 簡単かつ分かりやすい管理画面により、アンケート作成も最短10分程度で完了
  • 無料入力分を含む、4段階の明瞭かつ低額な料金設定

日本人が目視で入力するから、誤認識の心配なし

 そもそも従来の手書き文字のデータ化は、紙を使うから時間が掛かってしまう。手書きされた紙をスキャナで読み込み、OCRで処理する方法は以前からあるが、日本語の場合、漢字やひらがな、カタカナ、アルファベットが混在するため、機械読み取りだと誤認識の問題が避けられない。

 それなら最初の入力段階から、タブレットを用いて電子データでスタートすればいい――ここがカミメージの最大の特徴だ。タブレットで入力することで、入力データをデジタルで扱えることに加え、「紙がたまるまで待つ」必要がなくなり、すぐにデータ入力作業に入れるのだ。また、手書き用紙を使う大きな理由の一つが「手軽さ」。カミメージはタブレットにペンや指で手書き入力して使うので、PCやキーボードに慣れていない顧客やスタッフも、簡単かつ直感的に記入できる。

 タブレットで手書きで入力されたものを人力で入力しても、OCRのように誤認識は避けられないのでは? そう思われるかもしれないが、カミメージはそれも解決している。他の人力入力サービスなどでは、海外(中国など漢字圏の国)に作業を発注していることが多いが、カミメージの場合は日本語ネイティブである日本人在宅ワーカーが最大4人で入力作業を行う。1人目から順に入力を行い2人のデータが一致した時点で正として採用するクロスチェックが行われるため、誤字や誤認識の心配がほぼ解消される。

ay_kami02.jpg 手書きされた文字は、日本人が2人以上で同じデータを入力するので高精度

スピードが速い&個人情報のセキュリティも万全

ay_kami03.jpg バックグラウンドにあるのは、会員12万人超を誇るクラウドソーシング「シュフティ」。在宅主婦ワーカーがデータ入力を行う

 カミメージはさらに、文字入力→納品のスピードが非常に速いのも特徴だ。大量データの場合でも1時間以内の納品、最速15分という驚異的なスピードを実現している。

 タブレットに顧客が選択や手書きで回答した瞬間に、その情報が画像データとして入力作業者に送付される。バックグラウンドにあるのは、会員12万人超のクラウドソーシング「シュフティ」と、高精度な確認技術を併用したフォーム。これにより、データ化15分という高速納品が可能になっているのだ。

 また、アンケートなどでは名前や住所といった個人情報を扱うことも多いため、セキュリティ面の対策も考慮されている。手書き箇所は画像化し、細かく分割されてバラバラの在宅ワーカーに送られるため、個人を特定できないのである。紙媒体へ手書きしたものを扱う場合、運送事故や紙の持ち運びによりデータをまとめて紛失するなど、個人情報が漏えいするリスクに直面しているが、カミメージではデータ化とセキュリティ対策によって、こうした危機も回避している。

最短10分〜だれでも簡単に入力フォームを作成できる

 管理者画面での入力フォーム作成は、Webページから行う。サイトにログインすると、作成ページが表示されるので、用意されたテンプレートから、名前やふりがな、メールアドレスなど必要な項目をひとつずつ追加していくだけの簡単操作で入力フォームができあがる。自由回答欄を作ったり、回答に応じての分岐質問なども追加可能だ。簡単な入力フォームであれば、最短10分もあれば作成できる。オプションを利用すれば、コーポレートロゴや製品イメージなどの画像を挿入し、カスタマイズした入力フォームも作成可能だ。

ay_kami04.jpg 入力フォームの作成は選択式で非常に簡単。PCからでもタブレットからでも作成可能だ。Webフォームから追加したい項目を選んでいくだけで、必須回答や条件分岐などの質問も簡単に作れる(左)。シンプルにアンケートを作った例。氏名は手書きで、次の質問は選択肢にしてみた(右)

手書き用紙のデータ化が早くなることで、ビジネスチャンスが増える

 手書き用紙のデータ化が早くなると、どういうメリットがあるのだろうか? 実は、BtoC企業が抱えている潜在的な問題を解決することができるのだ。

ay_kami05.jpg タブレット+手書きのカミメージなら、手書き入力の気軽さはそのままに即座に情報のデータ化ができる

 たとえば、ドラッグストアやスーパーなどのチェーンは会員システムを持っているところが多い。ポイントカードなどの会員登録用紙を皆さんも書いた経験があるだろう。各店舗で記入された用紙は、一定期間(数日〜1カ月程度)ごとにまとめて本部に送られて電子化され、DMを送るなどの販促活動に活用される。登録してすぐならともかく、1カ月たった後に販促メールが届いたところで顧客のテンションは落ちている。これは大きな機会損失だ。

 また、登録用のWebフォームがある企業では、店頭で携帯やスマートフォンを使った会員登録を顧客に勧めることも多い。一般的に、店頭ですぐに会員登録する場合は50%程度の登録率だが、その場ではパンフレットなどを渡すだけで帰宅後に登録するなど、その場で登録できなかった場合は登録率が10〜20%ほど落ちてしまうという。

 しかしカミメージであれば、店頭では気軽に顧客に手書きで記入してもらい、その内容を即時データ化できる。ユーザーの利便性を上げつつ、離脱率を下げて企業の問題点も解決することが可能なのだ。

社員の負担を軽くし、本業に専念してもらうことで効率アップ

 顧客だけでなく、運用する社員の負担も下げられる。例えば不動産業界や介護業界では、現場を回ってスタッフがその時々に顧客や患者からヒアリングした情報を紙に記入していく。このままだと会社で情報をシェアできないので、紙に記入した内容をデータ化しなければならない。現場を回って疲弊した社員が、事務所に戻ってからPC入力作業に追われることになる。本来現場で顧客にサービスを優先すべきなのに、場合によってはクオリティの低下をもたらしていた。しかしカミメージを利用すれば、PCが苦手な社員やスタッフの負担を下げるのはもちろん、事務作業の効率化により、コア業務に集中でき、周回件数を増やすことができるなど、さまざまなメリットが期待できる。

 カミメージの採用が最も進んでいるのが、展示会などアンケートが重要な現場での活用だ。展示ブースでスタッフが顧客に商品を説明しながらアンケートフォームに手書きするというシーンは多いが、どうしても聞き漏れや書き漏れなどヒアリングの内容にムラが生じてしまっていたという。しかしカミメージなら事前に質問内容を作成し、タブレットによる簡単な入力作業が可能なので、そういったムラもなくすことができるのだ。さらに紙でのアンケートよりも大きなメリットとしては、紙だと固定の質問項目しか作成できないのに対して、カミメージではヒアリングの状況に応じた分岐質問も作成可能なので、より顧客のニーズを深堀りしたアンケートが可能になるという。

 展示会会場でカミメージを利用することにより、営業スタッフが顧客と直接話をしてしっかりコミュニケーションを取りつつ、さらに精度が高いアンケート結果を取得していける。その他にも一風変わった利用法としては、プロトタイプの商品が並べてありどれが良いかを投票してもらう場合に、タブレットを並べておいてボタン一つで投票→集計という利用法もある。

ay_kami06.jpg 会員登録や受付の記入、イベントアンケート、問診票、介護記録、報告書などさまざまなシーンで利用可能

手書き文字のデータ化が1項目5円から。0円の入力フォームも作成可

ay_kami07.jpg 利用料金がかかるのは手書きの項目だけ

 これだけのメリットがもたされるカミメージだが、サービス利用料金は非常に低コストかつ明朗会計である。

 料金体系は5000円、1万5000円、3万円の3種類(それぞれ無料入力分3000円、1万円、1万5000円が含まれる)。選択式の質問項目なら、設問をいくつ作っても料金は無料。課金対象となるのは手書き部分だけで、「1項目5円」または「1文字1円」という設定である。

 例えば名前と住所の2項目だけが手書きで、あとはすべて選択式フォームというアンケートを作り、入力顧客数が1カ月1000件だった場合を見てみよう。「ライトプランの5000円+入力料金10円×1000件−無料入力分3000円=1万2000円」となる。支払いは大手5社のクレジットカードが利用でき、1000円単位でチャージできる。

 また、タブレットを持っていない人向けに、端末(iPad)のレンタルもある。月額だとiPad1台貸し出しで5600円/台(端末レンタル代のみ)、スポットだと、日額でiPad1台+カミメージの利用料=5000円といった形で利用者とシチュエーションに合わせたフレキシブルなサービスを提供している。こうした料金体系によって、通常のBPO委託会社と比較すると約3割のコスト削減が見込める場合が多い。

ay_kami08.jpg フリー、ライト、スタンダード、プレミアムの4プラン

 手書きした情報のデジタルデータ化と最速15分の納品により、入力コスト、郵送コスト、印刷コストの削減を実現するカミメージ。顧客と社員、両方の負担を下げ、さらにスピーディーな顧客サポートの提供、データ化によるデータマイニングや分析による新規施策が打てるようにもなり、新たなビジネスチャンスが創出される。アンケートなど顧客の情報を活用するどの業界においても、さまざまな利用シーンに合わせたソリューションとして活用できるのだ。

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提供:株式会社うるる
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2015年6月10日