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» 2015年03月30日 10時00分 UPDATE

低コストと安全性:情報漏えい対策は大丈夫? 「オフィス宅ふぁいる便」が支持されている理由

画像や動画などのデータを送る際、大容量データ転送サービスを利用している人も多いと思うが、情報漏えい対策のために禁止する企業が増えてきている。そうした中、「オフィス宅ふぁいる便」を利用する企業が急増中。サービスを提供しているオージス総研の担当者に、その理由を聞いたところ……。

[PR/ITmedia]
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 画像や動画などのデータを送る際にフリーの大容量データ転送サービスを利用する人も多いと思うが、情報漏えいやマルウェア対策のために利用を制限する企業も増えてきている。とはいえ、社外にデータを送る必要のある業務がなくなるわけではなく、USBメモリなどの記憶装置を使って渡すとしてもセキュリティの懸念は残ったままになる。また、個人所有デバイスやフリーのクラウドを社員が勝手に使ういわゆる「シャドーIT」を助長することにもなりかねない。

 フリーの大容量データ転送サービス「宅ふぁいる便」は1999年にサービスを開始してから約250万人が利用しているが、上記のような企業ニーズにも応えるため、さらに、セキュリティ機能やユーザ管理機能、送受信履歴機能などを付加した「オフィス宅ふぁいる便」も提供している。

 宅ふぁいる便は、無料で利用できるので多くのユーザに愛用されているが、「送受信記録が残らないので、ビジネスで使う際には不安を感じる」という声もあった。そうした意見を受け、 ユーザインタフェースなどの利便性はそのままにして、IT統制機能を有したオフィス宅ふぁいる便が開発された。

yd_file5.jpg オフィス宅ふぁいる便のログイン画面

オフィス宅ふぁいる便の特徴

 オフィス宅ふぁいる便はどのような特徴があるのだろうか。オージス総研プラットフォームサービス本部の今井英貴氏に聞いたところ「2010年にリリースして以来、約150社、約2万ユーザにご利用いただいている。操作が複雑な機能は搭載せず、特別なトレーニングも不要なので使い勝手がいいのが特徴」だという。

 オフィス宅ふぁいる便でデータを送る際には、ワンタイムパスワードが発行される。これがデータと一緒に受信者に送られるのではなく、送信者にメールで知らされるのがポイント。つまり、送信者はデータとは別にパスワードを受信者に伝えなければ、データをダウンロードできないという仕組みになっている。また、送信したデータは取り消すことも可能だ。

 管理者機能としては、送受信履歴の検索、閲覧、エクスポートが可能。また、送信可能ファイルサイズ、同時送信ファイル数、同時送信宛先数、ファイル保存期間、ダウンロード回数などの上限値の変更ができる。そして、ID登録による送信許可者の限定や、パスワードポリシーの設定なども行うことができ、さらに管理を強化できる。

 さらに、個別オプションで送受信履歴と送信ファイルをアーカイブ参照可能なサービスもあり、「定期的に監査が入るような職場でも対応できる」(今井氏)という。

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 セキュリティ対策もシンプルだ。「オーナードメイン(メールドメイン)」を設定することで、データを送受信できるユーザや送信範囲を限定できる。社外にデータを送る際には、相手のメールアドレスを指定することで送信できる。相手からデータを受け取るには、送信ID(ユーザID)を社外のユーザに発行(登録)すれば、お互いに送受信が可能となる。しかし、社外のユーザに送信IDを発行すると、不正利用が心配になるが、社外ユーザからはオーナードメイン以外には送信できないので安心だ。

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 これに加えて、2015年4月からの新機能として、ファイル送信の内容が承認者にBCC送信される「事後承認機能」と、承認者の送信内容チェックと許可を経てから送ることが可能となる「上長承認機能(簡易ワークフロー)」が選択できる。これにより「チェックされていることを意識することで不正利用の抑止効果が見込める」(今井氏)と、シンプルながら情報漏えい防止に有効だ。

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低コストと安全性への評価が高い

 既に導入している企業や団体からは、100ユーザで初期費用2万円(共用型)、月額利用料1万7000円からという“低コスト”と、日本国内にあるオージス総研のデータセンターにサーバーがあるという“安全性”への評価が高いという。

 「弊社データセンターは、20年以上の運用実績があり、ISO 9001(品質マネジメントシステム)やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認定を取得していて、公官庁や自治体でも安心してご利用いただいている」(今井氏)

 ユーザインタフェースは宅ふぁいる便とほぼ同様だが、企業ユーザの利用向けにすっきりさせている。申し込みから3営業日以内に利用が開始でき、複雑な設定なしにすぐ使うことができるのも強みだ。最大30日間、本番サービスと同じ機能を利用できる無料お試しサイトも用意されている。

 独自のカスタマイズ機能が必要な企業や専用環境での運用が必須の企業には、「専用版」のメニューも用意されている。

 業務上、大容量データが日々送受信されているが、それらの管理が十分できていないと感じられているシステム担当者にとっては、有力な選択肢の1つと言えるだろう。

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提供:株式会社オージス総研
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2015年4月26日