ビジネス成長の鍵を握るのは「人」中心のコミュニケーション：非効率な働き方は利益を生まない

会議室に全員集まらないとミーティングできない、仕事用の電話は座席に固定された電話のみ……。今までのような「オフィス・場所」中心のワークスタイルは限界を迎えつつある。では、そこから企業はどう抜け出せばいいのだろうか？

　外食業をはじめ慢性的な人手不足が日本企業を襲っている。労働人口の減少が予測される中、今後企業は限られた人材で事業を継続、成長させるためには、業務の無駄を省き、社員一人一人の生産性を上げるような「効率的」な働き方を目指さなければならない。

　多くの企業ではワークスタイルが旧態依然と「オフィス・場所」を中心としている。そうした状況によって何が起きているのか。例えば、会議や打ち合わせのためにオフィスに戻る必要があり、そのための移動時間や準備の無駄が発生する。あるいは、社内の固定座席で仕事をしているため、その場所にいなければ業務は継続できないし、至急の用件で内線がかかってきても不在であれば連絡の取りようがなくなってしまう。

　こうした時間や労力の無駄が積もり積もった結果、社員の労働時間が増えたり、もっと深刻なのは顧客への対応が遅れて売り上げの機会損失などにつながったりすることである。また、在宅勤務など多様な条件に対応できるような職場環境を用意しなければ、企業は優秀な人材確保がさらに難しくなっていくだろう。そうした中で依然として場所にとらわれた働き方は、柔軟性や機敏性がなく、もはや限界を迎えていると言えよう。

仕事の中心はあくまで「人」

　では、どうすればこの状況から脱却できるのだろうか。1つの解は、いかなる場面でも柔軟かつスピード感持って働くために、「人」を中心としたワークスタイルに変わるべきである。人が場所にとらわれず動ける業務環境が重要で、それによって意思決定が早くなり、いつでもどこでもリアルタイムでの情報共有が可能になるのだ。

ワークスタイルの中心は「オフィス」から「人」へ

　こうした人を中心としたワークスタイルを実現する上で欠かせないのが、多様なコミュニケーション手段である。電話やメールに加えて、チャットやWeb会議といったツールが社員の情報共有や意思決定を迅速にし、従来のワークスタイルで見られた時間や労力の無駄を解消する。

スマホの内線化がワークスタイル変革のカギに

　その有効なコミュニケーション手段の1つがスマートフォンの内線化だ。NTTコミュニケーションズが提供する「Arcstar Smart PBX」というクラウド型PBXサービスは、スマートフォンを使って内線電話を利用できる。

　PBXとはいわゆる電話交換機のこと。企業はこれまでオフィスに設置していたPBXをクラウド化することができ、スマートフォンやPC（ソフトフォン）などを使って内線通話が可能になる。つまり、場所にとらわれずいつでもどこでも、状況に応じたデバイスで内線通話を使った業務ができるのである。

　スマートフォンを使って簡易に内線環境を構築できるため、企業は業務環境に合わせて柔軟にワークスタイル変革を実現できる。拠点拡大やプロジェクトなどの小さな単位でも小回りよく利用することが可能だ。

　Arcstar Smart PBXにはそのほかにもチャットの機能があり、1対1あるいは複数人とのテキストメッセージによるスピーディーなやり取りができることも、仕事の効率化や社内コミュニケーションの活性化につながるのだ。詳しくは以下のホワイトペーパーを参照してほしい。

　コミュニケーションの観点で現状の仕事のやり方を変えたい、効率的な働き方を社員一人一人に施してビジネス成長を図りたい経営者の方は必見だ。

必読！ おすすめホワイトペーパー

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アイティメディア営業企画／制作：Business Media 誠 編集部／掲載内容有効期限：2015年3月26日