お客さまへの対応で“想像力”を磨け！（1/3 ページ）

[寺西隆行，INSIGHT NOW!]

　私が住んでいる静岡県三島市で、10月22日に武雄市の樋渡啓祐市長講演会（三島市など後援）を行うことになり、その実行委員長を務めています。

　「申込受付を致しました」という内容の自動返信メールを作成したり、お問い合わせのメール応対をしたりなど、やることは満載。開催まで残り1週間を切ったこの2〜3日は、プライベートの時間はほとんど、今回のイベント関連の時間に費やしている気がします。

　忙しくない、と言ったら嘘になるのですが、イベントを主催し、自らがさまざまな作業を担当すると、勉強になることが多いんです、すごく。特に「想像力」は格段に鍛えられます。

　返信用の受付確認メールの文章を考える時でも、

• 相手はどんな機器で見るか（PCの場合もあれば、携帯の場合もありますから）
• 相手はどんな心境で見るか（誤解を招く表現は避ける（けれども正確性は担保する））

　など、一言一句、気を付けなければいけないわけで……。

　受けとった方からすると「1通のメール」に過ぎず、メール自体も事務的な内容が多いので、印象に残らないと思いますが、送る方は「万人共通に理解できるメール」を狙うため、隠れた配慮が必要になってきます。

1通の受付確認メールを作成するだけでも……

　さて、今回の「受付確認メール」をここで堂々と（!?）公開すると、こんなフォーマットになっています。

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（宛名） 様

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2012年10月22日（月）18：30開演

武雄市樋渡啓祐市長講演会 in 三島

「共感の魔法」

〜なぜ武雄市には、人も、お金も、注目も、そして「いいね！」も集まるのか？〜

■ ■ ■ ■ ■

お申込を受付致しました。ありがとうございました。

（お願い）

1）多くの参加希望者が予想されています。

少しでも多くの方にご来場いただくため、

参加をキャンセルされる場合は、お手数ですが、キャンセル用サイト（省略）よりキャンセルの手続きをお願いいたします。

※操作ができない場合は、

講演実行委員会 （実行委員会のメールアドレス挿入。ここでは省略）

までご連絡ください。

2）領収書が必要な場合は、事前に上記実行委員会まで

ご連絡いただければ幸いです。

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　本当に簡素な、何でもないメールです。

　でも、この1通を作成するだけでも、やることや配慮することはたくさんあります。

• PCでメールを受け取っても携帯で受け取っても、あまり違和感のないような長さ、表現で書く
• キャンセルサイトで本当にキャンセルできるのか、の確認をする
• お伝えしなければいけない（＝お伝えしないとこちらが困る）「最低限」のことを明記する

　などなど……。このメールをしたためるだけでも、それなりの想像力が必要です。