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そのiPad、もっと業務に生かせます!――Handbookコトハジメ

会社からiPadやAndroidタブレットを支給されたが、どうも使いこなせていない、というのはよくある話。タブレットやスマートフォンの業務利用を便利にする「Handbook」とは? ミナト株式会社の例を見てみよう。

[PR/Business Media 誠]
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サオリ 多分今日お会いするのは3名。私の分と、予備でもう1部必要だから、持っていく資料は全部5部ずつプリントアウトしなくちゃ……。

 カラープリンターの前で大量の紙資料を胸に抱えて右往左往している赤坂サオリは、最近営業一課に異動になったばかりのミナト株式会社の若手営業部員だ。これから新規のお客様のところを訪問するのに、プリントアウトした資料が足りているかどうかの確認作業に忙しい。

サオリ 会社概要でしょ、PowerPointで作った提案資料でしょ、それから……一応Excelで作ったシミュレーションも持ったし、あとは何が足りないんだっけ。えーっと……?

 しばらくサオリの様子を見ていたが、放っておけなくなって話しかけたのは青山ハジメ。サオリより5歳年上で、営業一課に配属されて数年が経つ。

ハジメ おい、iPadはどうしたんだ? 赤坂さんにも支給されているだろう。そんなに大量の資料を紙で持って行かなくても、iPadがあればそれでいいじゃないか。

サオリ あっ、青山先輩。実は先日、持っていった資料とは違う話題になって、その場でタイムリーに提案ができなかったんです。それで今日はいろいろ揃えて行こうと思い……iPadは持っているんですけど。

 ミナト株式会社では全社員にiPadが支給されている。サオリにもiPadを支給されていたが、選んだのは月々の通信料が不要なWi-Fiタイプ。社内では使っていたが、出先では通信できないことが多いので、営業に持って行くことはめったになかった。そのためサオリは、必要そうな資料はすべて紙にプリントアウトし、持ち歩くようにしていたのだ。

ハジメ なるほど。出先ではiPadが使えないから、すべて資料は紙で用意していたんだね。でも赤坂さん、営業一課に来て、他の先輩たちはあまり大量の紙資料を持ち歩いていないなと思わなかった?

サオリ はい。他の人たちはどうしてるんだろう? iPadを外で使ってるということは、全員3Gタイプなのかな? って、実は不思議に思っていたんです。

ハジメ 営業一課ではみんな紙の資料は必要最低限にして、iPadに必要な資料一式を入れて持ち歩いているんだよ。3Gの人もWi-Fiのみの人もいるけど、出先での通信環境の有無を問わず使えるように、みんな「Handbook」というアプリを使っているんだ。

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サオリ Handbook……私のiPadでもそれ、使えるでしょうか?

ハジメ もちろん。帰ってきたら詳しい話をするから、まずは今日の訪問、頑張っておいで。

iPad/iPhoneでも、Androidでも使える

 サオリが会社に戻ってくると、脇にiPadを抱えたハジメが待っていた。

ハジメ じゃあ、実際に僕の環境でHandbookの説明をしようか。赤坂さんのアカウントも発行してあることを確認したよ。

サオリ はい、お願いします。

ハジメ Handbookというのは、簡単に言えば「企業内で使うドキュメントやファイルを共有できるクラウドサービス」なんだ。ポイントは「スマートフォンやタブレットで使いやすい形で共有できる」ということ。ドキュメントを持ち歩く端末はiPadでもiPhoneでも、Androidでも構わない。僕は会社支給のiPadの他に、自分のAndroidスマートフォンにも、Handbookのアプリをインストールしているよ。

サオリ なるほど、iOSやAndroidの端末を持っていれば使えるんですね。

ハジメ そういうこと。じゃあ、実際にやってみるよ。iPadにHandbookアプリをインストールしながら聞いててくれるかな。

サオリ はい。

ay_hand04.jpg iPadでHandbookを表示したところ。たくさんのブックが並ぶ

ハジメ (自分のiPadをサオリに見せながら)アイコンがたくさん並んでいるだろう? 営業に出かけるときに使う資料は、すべてここに入っているんだ。1つ、開いてみよう。これは普段、僕が新規のお客様のところに行くときに使っているブックだよ。

サオリ ブックって何ですか?

ハジメ ブックというのは、複数のコンテンツをまとめて束ねたものだよ。

サオリ あっ、本当だ……ExcelとかPDFとか、いろいろなファイルが並んでいますね!

ハジメ その通り! 僕も以前はDropboxを使ってファイルを管理していたんだけど、複数の資料を使って説明をする場合、いろんなフォルダに入っている資料を探しながら話をするのがちょっと面倒だった。こうして自分が使いやすい形にまとめておくことで、スムーズに話ができるんだ。

サオリ なるほど……実は、似たようなファイルが複数あるために、どの話の流れのときにどのファイルを使うべきなのか、ときどき分からないことがあったんです。こうして最初からストーリーに沿って資料を1つにまとめてあれば、説明に使う資料の順番を間違えたり、見せ忘れたり、といったことを防げますね。

ハジメ そういうこと。実はチーム内では、他の人が作ったいい資料があると、それをみんなで共有する……という使い方もしているんだ。他の人が成功した資料とか、話の流れをトレースすることは、成功率を高めるし、自分の勉強にもなるからね。

サオリ こんど、青山先輩のやり方を勉強したいので、先輩のオススメ資料を、私にも使わせてください! いいですか?

ハジメ もちろん構わないよ。

「必要なドキュメントはすべて持ち歩ける」安心感

ハジメ そしてもう1つ、Handbookで何より便利なのが、普段使っているファイルを、全部持ち歩けるっていうことなんだ。使うかもしれないファイルはすべて持ち歩き、必要なときはiPadから探して見せればいい。赤坂さんは、もしかしたら使うかもしれない、というレベルのファイルがあるときはどうしてるの?

サオリ 基本的には、資料は多めに持って行っています。どうしてもその場にない資料が必要になった場合は、口頭で説明して、あとは会社に戻ってからメールで資料を添付して送っています。正直いうと、必要な紙資料を持っていない時は、説明しないで済ませちゃうこともありますね……。

ハジメ 使うかもしれないものまで含めて、すべてiPadに入れておけば、出先で「あの話をしたいのに資料がない!」という事態を避けられる。何より、「全部持っている」という安心感は、一度味わうとやめられなくなる。赤坂さんも試してみるといいよ。

サオリ でも青山先輩、私のiPadは3GじゃなくてWi-Fiタイプなんです。出先で毎回ダウンロードするとなると……。

ハジメ それは大丈夫。今、僕の一覧を見ているよね? サムネイルに赤いマークが付いているブックは、iPadへダウンロード済み。インターネットに接続できる環境がなくても、すぐに見ることができるんだ。

サオリ なるほど、それなら私のiPadでも心配要りませんね!

持ち歩く紙資料がグッと減りました!

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 それから1カ月。サオリは大量の紙資料を持ち歩くことがなくなっていた。配布用には必要最低限だけ、あとはその場でもっとも適切な資料をHandbookで表示して説明するため、カバンもグッと軽くなった。

ハジメ 赤坂さん、すっかりHandbookに慣れたみたいだね。使い勝手はどう?

サオリ 青山先輩、ありがとうございます! 出かけるときのカバンが軽くなって、肩こりも減った気がします。何より、どんな資料が必要になってもその場で対処できるので、今までよりも柔軟性を持って、お客様のニーズに合わせて提案ができるようになりました。そういえば、昨日も新規のお客様に発注いただいたんですよ!

ハジメ それは良かった。全部持ち歩けるって、すごく安心感というか、自由があるだろう? 僕は初めてHandbookを使ったとき、MDで持ち歩いていた曲をすべて、iPodに詰め込んだときみたいに感動したんだ。赤坂さんもそんな風に思ったんじゃないかな。

サオリ ええ、と言いたいところですけど……私、初めて買ってもらった音楽プレイヤーがiPodなので、MDって知らないです。それ、どうやって使うんですか?

ハジメ ええっ? もしかして見たこともないの? そうか、赤坂さんはまだ20代前半だもんな。若い子はMDを知らないのか……うわぁ、ジェネレーションギャップ。

サオリ 大丈夫ですよ、MDを知らなくたって、Handbookの便利さは分かります! そうだ先輩、新規のお客様が取れたお祝いに、今度おごってくださいよ。

ハジメ 分かった分かった。じゃあ今度、ごはん食べに行こうな。

サオリ わーい、楽しみにしてます!

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提供:インフォテリア株式会社
アイティメディア営業企画/制作:Business Media 誠 編集部/掲載内容有効期限:2012年9月30日


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