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» 2008年12月12日 16時33分 UPDATE

エコプロダクツ2008:リコー、「社内用文書」だけを自動で両面印刷するソフト

リコーの「Ridoc IO DataSelector」は、印刷物の内容を自動で判別して印刷設定を切り替えるソフトだ。

[杉本吏,ITmedia]

 社内文書などを印刷するときには、両面印刷やNアップ印刷を行うことで、紙の無駄遣いを防げる。頭ではそう分かっていても、印刷物によっていちいち印刷設定を変更するのは面倒だし、結局普段通り片面1ページで印刷してしまっている――という人も多いのではないだろうか。

 東京ビッグサイトで開催中の「エコプロダクツ2008」で見かけた、リコーの「Ridoc IO DataSelector」は、印刷物の内容を自動で判別して印刷設定を切り替えてくれるソフトだ。リコーのほとんどのプリンタと複合機で利用でき(対応機種一覧)、対応OSはWindows/95/98/Me/2000/XP/Vista、Server 2003。価格は利用者1人当たりが5万円で、5ライセンスの追加で別途17万円、500ライセンスの追加で別途70万円かかる。

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 プリンタ用紙を節約するためには、印刷ページを事前にプレビューできる「Fine Print」「Green Print」などのソフトを使うのがおすすめ。Ridoc IO DataSelectorも、こうしたソフトと同様に印刷の無駄をなくすためのソフトだが、ポイントは「印刷設定を自動切り替えしてくれる」点だ。

→「裏紙を減らすプリントテクニックのいろは」はこちら

 クライアントPCにインストールすると、印刷データ内の指定したキーワードを検出して、プリンタドライバの設定を切り替える仕組み。例えば、「企画書(仮)」「社内用」というキーワードを設定しておけば、そのキーワードを含むデータを印刷するときに、自動で両面印刷にしたり、トナーセーブモードで印刷したりできるわけだ。印刷の際に新しいウィンドウが開いたりすることはなく、ソフトが動いていることを意識せずに利用できる。

ts_r1.jpgts_r2.jpg 「企画書(仮)」という単語を含む文書を印刷する際には、自動で集約(Nアップ)印刷にする、といった設定が可能だ

 「件名」「宛先」といったキーワードを設定して、メール文書を常にモノクロで印刷したり、「顧客名簿」「契約書」などのキーワードを含む機密文書に、「コピー禁止」などの地紋を埋め込んで印刷するといった使い方もできる。

 このほか、「用紙の向き」「用紙サイズ」「ステープル」「パンチ」なども設定できるため、複数のサイズがある帳票の印刷などにも適している。キーワードとドライバの設定ファイルはインポート/エクスポートできるため、管理者が設定した出力条件を、複数のPCに適用して使うことも可能だ。

 「両面印刷や集約(Nアップ)印刷でコストを削減できることは分かっていても、ドライバの設定が面倒だったり難しくて、使いこなせていない人が多い」(リコー)。「印刷設定の変更をシステム的に解決することが、コスト削減や環境への配慮につながる」とした。

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