ビジネスの悩みを解決するPDFドリル：PDFにコメント・注釈を付ける

PDFの作成者名や変換前のファイル名など、外部に見られては格好がつかない情報がPDF内に残存していないかどうかをチェックする方法を紹介する。手動実行だけでなく、PDFを閉じる際に自動的にチェックが実行される設定方法も合わせて紹介する。

Adobe Readerなどを使用してPDFに注釈を入れる際、表示される作成者名が不適切な場合がある。社内での閲覧時は部署名＋姓、社外に送るときは社名＋姓といった具合にプロパティから書き換えてやろう。

PDF内に含まれているテキストの文字数をカウントしたい場合は「JCount」を使うとよい。PDF以外にWord、Excel、PowerPointにも対応しているので、複数のファイルを同時にチェックして合計の文字数を表示するといった技も使える。

Adobe Acrobatの「共有レビュー」機能を使えば、複数のメンバーが記入した注釈を1つのPDF上に自動的にまとめられる。

Adobe Acrobatの共有レビュー機能を利用すれば、送ったPDFファイルを相手が開いたのかどうかが確認できる。単にダウンロードしたかどうかを確認するだけであれば、オンラインストレージサービスの受信確認機能を使う方法もある。

PDFデータをトリミングしても非表示箇所のデータは残ったままなのでファイルサイズは変わらない。「非表示情報を検索して削除」を実行すれば非表示箇所を削除できるほか、ファイルサイズも削減できるので、メール添付などの際の取り回しもよくなる。

プレゼン時に、PowerPointだけでなく動画や音声、画像などの複数ファイルを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。こうした時、順番を間違えないようにすることが重要だ。

FacebookのウォールなどにPDFを投稿したい場合は「Docs」を使うとよい。共有範囲の指定のほか、ダウンロードの可否も設定できる。

電子データに「社外秘」「禁複写」などの文字列やロゴを入れて利用を制限したい場合、PDFであれば透かし機能を使えばそれができる。透かしが削除されないよう、セキュリティの設定変更も忘れずに。

PCとスマートフォンでデータをやりとりしたい場合、さまざまな方法があるが、アドビ システムズが提供しているオンラインサービス「Acrobat.com」を利用すれば、ローカルに保存するのと同じ感覚でオンラインにPDFを保存できて便利だ。

Acrobatを使えば、書類を印刷することなく画面上で手軽に校正が行える。今回は、ページ全体もしくは段落全体に対してコメントを付けられる描画マークアップツールを中心に紹介する。

FacebookのウォールなどにPDFを投稿したい場合は「Docs」を使うとよい。共有範囲の指定のほか、ダウンロードの可否も設定できる。

Acrobatを使えば、書類を印刷することなく画面上で手軽に校正ができる。今回はテキストの挿入や置換、取り消しなど具体的な修正を指示する際に便利な注釈ツールを紹介する。

Adobe Acrobatに搭載されている機能「スキャンされたPDFを最適化」を使えば、紙をスキャンして生成したPDFを自動的に最適化し、ファイルサイズを小さくしてくれる。傾きを補正したり、OCR処理により文字がテキストデータとして認識できるメリットもあるので、単純に読みやすくしたい場合にも適している。

PDFを配布する際、印刷して不特定多数に配布されるのは困るという場合もあるだろう。そんなときは、権限パスワードを設定して印刷が実行できなくなるようにしてしまえばよい。

作成中のPDFを、関係者だけが閲覧できる状態にしたい場面もあるだろう。そんなとき、PDFに閲覧用パスワードを設定しておけば、万が一の場合でもセキュリティ対策として役立つ。

機密情報が含まれている文書を対外的に公開しなくてはいけない場合、PDFファイルであればAcrobatを使って「墨消し」機能を使えば指定した個所だけを塗りつぶし、併せて非表示情報も削除できる。