慶事への対応から歳暮・年賀状の準備まで――10月の事務ごよみ【総務・法務】：事務ごよみ

社内外の慶事への対応、歳暮・年賀状の準備や社内レクリエーション実施後の対応など、総務・法務部門が10月に処理しておきたいトピックをまとめました。

月刊誌「企業実務」とは

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　本記事は企業実務のコンテンツ「事務ごよみ」から一部抜粋・編集して掲載しています。

衣替えの実施

　社員に事務服・作業服を貸与している企業では、冬服への衣替えを実施するところが多い時期です。この機に社内の身だしなみや服装のコードについても再確認すると良いでしょう。

社内外の慶事への対応

　秋は慶事のシーズンです。社員や懇意にしている取引先担当者などの子女の結婚や取引先の慶事に際して、祝金をいくら包めば良いか迷うこともあるでしょう。そこで、慶弔についての取扱規程を作っておくと便利です。

　贈答に際しては、マナーやタブーにも注意したいところです。相手に不快感を与えないよう、基本的な事項を押さえた上で、地域性や相手との関係も踏まえて柔軟に対応しましょう。

社内レクリエーションの実施

　気候が穏やかになり、社員旅行や運動会をはじめ、社内レクリエーションが盛んに行われる季節になりました。近年は、コミュニケーションの活発化などを目的に、社内行事の効能が再評価される向きもあるようです。

　レクリエーションを実施したときは、費用やスケジュールに関する書類をきちんと保存しておきましょう。支給事由や金額が社会通念上相当であれば、原則として福利厚生費とみなされるため、税務調査の際にも有効な証拠資料となります。また、実施後に課題と感じたこと、トラブルになったことなども、申し送り事項として記録しておくと、次回以降の参考資料として役立ちます。

歳暮・年賀状の準備

　歳暮に関しては、昨年の贈答実績や取引先一覧などをもとに、送り先の住所や役職などを更新・確認しながらリストアップを行います。あわせて贈答品選びにも取り掛かりましょう。

　また、お年玉付き年賀はがきの発売は11月からです。その準備として、各部署の必要枚数を把握し、購入予定数を取りまとめておきます。

取引先の与信管理の徹底

　取引先の経営状況に関する情報は、直接先方と接触している営業担当者から集めるのが最も良い方法です。年末の資金需要期は、特に念入りに取引先の売掛金管理や与信管理を行いたいところ。管理部門としても、営業担当者と密に連絡を取り合い、取引先に何らかの変化があった場合は、こまめに報告してもらうようにしましょう。