「テレワーク」の実現に「テレビ会議システム」が最適な3つの理由：最大150万の助成金が出る今がチャンス

自宅で育児や介護をしながら働ける職場環境を社員に提供する手段として注目を集めている「テレワーク」。この導入の成功に一役買ってくれるのがテレビ会議システムだ。国から最大150万円の助成金が出る今が導入のチャンス。テレビ会議システムがもたらすさまざまなビジネス面のメリットを紹介しよう。

» 2014年08月21日 09時30分公開

[Business Media 誠]

【締め切り間近】中小企業必見、テレワーク導入のコツと助成金のもらい方がわかるセミナー

【緊急開催】成功するテレワーク導入のコツと助成金のもらい方がわかるセミナー開催


項目	概要
日時	2014年9月26日（金）　14:20～17:00（受付開始：14:00）
会場	東京都千代田区飯田橋2-18-4 大塚商会本社ビル3F 301会議室
参加料	無料

田澤由利氏

　在宅勤務（テレワーク）は今や、企業の人材不足を解消するための企業戦略。会社が“超少子高齢化時代”に生き残っていくための切り札です。この制度を導入し、定着させることで、せっかく育てた優秀な人材が育児や介護、病気で会社を去ってしまう――という事態を防ぐことができるのです。

　このテレワーク、導入にはいろいろと準備が必要です。導入を成功させるためにはどんな社内制度が必要で、どんなIT機器を導入すればいいのか。社員や管理者はどんな心構えが必要なのか――。また、今ならテレワークを導入する中小企業は国の助成金をもらえるので、その申請の仕方も気になります。

　こうしたテレワークの課題や疑問にお答えするセミナーが9月26日（金）に開催されます。講師には、日本国首相の安倍晋三氏にテレワーク導入の推進を進言するなど在宅勤務の重要性を積極的にアピールしている田澤由利氏（総務省地域情報化アドバイザー、厚生労働省　在宅勤務モデル実証事業検討会　委員）をお招きし、成功するテレワーク導入の秘けつを語っていただきます。セミナーの詳細はこちら、申し込みはこちらからどうぞ。

　社会の変化、ライフスタイルの変化に合わせて「働き方」も変えていこう――。今、企業でこうした取り組みが盛んだ。その目的は、「スタッフの生産性向上」「コスト削減」「迅速な意思決定」「業務の効率化」などさまざまだが、近年、注目を集めているのが「有能な人材の確保による競争力の維持」という取り組みだ。

　背景にあるのは、深刻化する“人材不足”だ。少子高齢化社会の進展で労働人口が減少傾向にあるにもかかわらず、経済状況が回復基調にあることから人材不足が顕在化。人材確保のためのコストが高まっている。さらに、主戦力として活躍している社員が、出産や育児、介護といったライフイベントに直面したり、けがや病気でこれまで通りのフルタイム勤務が難しくなるケースも少なくない。

　雇用する側は、“すでに会社の業務を分かっている”社員に、何らかの形で仕事にかかわり続けてほしいというのが本音だろう。将来、復職する予定である人の代わりに社員を雇うのは難しく、仮に一時的に人員を補充するとしても教育コストがかかる上、実際のパフォーマンスについては未知数だからだ。育児や介護を行う従業員の側にも「できれば休職や退職をせずに働き続けたい」と考える人は多い。

　こうした背景から、職場に“新たな働き方”を取り入れることで社員それぞれの事情に対応し、希望する人には継続して働いてもらえる職場環境を作っていこうという機運が高まっているのである。この「新たな働き方」を実現するための手段として、会社に出社せず在宅で仕事をする、いわゆる「テレワーク」が大きな注目を集めている。

テレワークの課題はスムーズな「コミュニケーション」

　近年、PCやモバイル機器は仕事用のツールとしてあたりまえのものとなり、インターネット回線も高速化していることから、業務の内容によっては、在宅でも会社にいるのと同じように仕事を進められる環境が整っている。もちろん、在宅で業務を行う際の規定や制度の整備、情報セキュリティなどを考慮した業務ルールや環境の準備は、十分に時間をかけて行う必要がある。こうしたテレワークの導入に伴う、制度やシステムの導入については、大手企業での事例も一部公開されているので、自社で検討する際の参考にできるだろう。

　では、実際にテレワーク勤務の社員と、会社に出社している社員が一緒に仕事をする上でポイントとなる要素は何だろうか。それは、両者が“今いる場所の違い”を意識せず、いかにスムーズにコミュニケーションを図れるかという点だ。

　最近では、社員同士でメールやグループウェア、インスタントメッセージングツールなどを利用してコミュニケーションをとることが当たり前になっている。こうしたツールは、運用の仕方によって社外からでも安全に利用でき、テレワーク導入時のコミュニケーションツールとしても多く使われることになるだろう。

　ここでさらに、テレワーク勤務者と出社している社員との間のギャップを減らすことを考えるのであれば、よりリアルタイムな「音声」や「動画」によるコミュニケーションを積極的に活用することを検討したい。

　ネット上には、コンシューマー向けに無料で提供されているビデオチャット、ボイスチャットサービスも数多くあり、これらで用が足りてしまうケースもあるかもしれない。しかし、会社として、今後も発展性のある「仕事のためのコミュニケーションツール」を整備したいと考えるのであれば、より高性能でセキュアな「テレビ会議システム」の導入を勧めたい。テレビ会議システムには、コンシューマー用無料ツールにはない、ビジネス向けのさまざまなメリットがあるからだ。

「テレビ会議」が仕事でのコミュニケーションに向く3つの理由

理由その1：「ビジネスコミュニケーション」に耐える高品質

　仕事の電話で、音声がブツブツと切れてしまい「何を言っているか分からない」とイライラしたことはないだろうか。こうした「ストレス」は、人によっては「ささいなこと」と感じられるかもしれない。しかし、企業として「仕事で使うためのツール」を導入するのであれば、決して軽く考えてはいけないポイントだ。画像を伴うテレビ会議システムでは、これがさらに重要な要素となる。

　テレワークでテレビ会議システムを利用するユーザーは、必ずしも低品質での音声やビデオチャットに慣れている人ばかりとは限らず、ITツールに対するリテラシーや年齢にも幅があるはずだ。そうした人を含むすべてのユーザーが、ストレスを感じることなく使えるというのは極めて重要な検討項目といえるだろう。

　いったんユーザーが「相手の声が聞き取りにくい」「タイムラグのせいで会話に違和感がある」という印象を持ってしまうと、せっかくのツールも徐々に使われなくなってしまう。これは、結果的に「新たな働き方を推進する」という取り組みそのものを破綻させてしまう可能性もあるのだ。

　さらに、導入したテレビ会議システムをテレワーク以外の拠点間会議や営業ツールとして使うこともあるだろう。その場合、話している内容が売り上げや利益に直結するため、さらに映像や音声の品質が重要視されるのはいうまでもない。

　こうしたコミュニケーションのリスクを軽減するためにも、テレビ会議システムの選択は慎重に行いたいところだ。例えばテレビ会議システム大手「ポリコム」の製品は、創業当初から、多拠点で展開する企業内でのコミュニケーションをいかに円滑にするかを目的に技術革新と製品開発を行ってきており、ビジネスニーズに耐える音声や映像の品質の高さ、また安全性や使いやすさは、一般の無料サービスとは一線を画している。

　「遠隔会議」で使われることが十分に考慮されており、複数のテレビ会議出席者が同時に発言した場合でも、対面での会議と同様に、それぞれの発言が他の参加者に漏れなく配信される。また、システムを使っていることが原因で、発言内容の「聞き間違い」がないよう、音声品質の自然さにも十分な配慮がなされている。もちろん、会話中のタイムラグ、映像と音声のズレといった、会議を行う際に「違和感」の原因となる要素も技術的に排除している。

理由その2：さまざまなコストメリットが期待できる

　テレビ会議システムは、単に仕事上のスムーズなコミュニケーションを促進させるだけではなく、さまざまな側面でのコストメリットが期待できる。複数の支社や営業所を持つ会社ならば、用途として一般的な「遠隔会議」を推進することで、参加者の移動交通費や時間といったコストを大幅に削減できる。

　また、業務で必要なコミュニケーションに利用する前提で、テレビ会議システムのインフラを整備しておけば、テレワークの対象となる社員以外にも、PCやモバイルデバイスを活用した「モバイルワーク」の際のコミュニケーションツールとしても有効利用できる。テレワークやモバイルワークの社員を増やしてフリーアドレス制を導入し、結果的に執務スペースの縮小によるコストの削減に成功した事例もあるという。

理由その3：今なら導入にあたって国から最大150万円の助成金が出る

　テレワークを目的としたテレビ会議システムの導入にあたって、今なら政府からの助成金が給付されることをご存じだろうか。2014年4月にスタートした厚生労働省の「職場意識改善助成金（テレワークコース）」である。

　中小企業を対象に、テレワークの導入時に発生するカメラやシステム、ソフトウェアのレンタル／リース料、サービス利用料、購入費（PC、タブレット、スマートフォンは対象外）を含む諸経費に対して、最大で総額の4分の3、1企業あたり最大150万円（もしくは対象労働者数1人あたり6万円のいずれか安いほう）の補助金が支給されるというものだ。詳細な条件については、厚生労働省のWebサイトを参照してほしい。

　テレビ会議システムの導入というと大規模で経費がかさむイメージが先行しがちだが、実際にはシステム全体の価格も数年前と比べて下がってきており、会社の規模やニーズに応じて、必要な機器を柔軟に選べるようにもなっている。さらに、この助成金制度を活用すれば、企業の自己負担を大幅に抑えつつ、テレワークや拠点間会議が可能なシステムを整えられる。

　「テレワーク」の導入で従業員の働き方を変え、有能な人材を確保しつつ、ムダなコストの削減までを視野に入れられる「コミュニケーションインフラ」。その構築にあたって、ビジネスニーズを考慮した高品質な「テレビ会議システム」の利用価値は高い。導入を進めるにあたっては、今が絶好の機会なのだ。

本当に“その場にいるように”話せるか――テレビ会議を開いてみた

　本当に相手がその場にいるような感覚で話ができるのか、使い方は難しくないのか――。ITmediaの会議室にポリコムのテレビ会議システムを設置し、実際に会議を開いてみた。

テレビ会議システムを使って編集会議を開催。スタッフの1人はPCを使ってリフレッシュルームから参加

　編集会議の場にテレビ会議システムを設置し、スタッフの1人が社内のフリースペースからPCでテレビ会議に参加。フリースペースにいるスタッフの呼び出しは、リモコンの発話ボタンを押して話す相手を選んで決定ボタンを押すという簡単操作。スマホや携帯電話と同じ作法なので操作に迷うこともない。

ポリコムのテレビ会議システムにはリモコンが付属。スマホやケータイから電話をかけるのと同じような感覚で相手を呼び出せる

資料を見ながら会議を行える

　テレビ会議の画面には相手だけでなく自分の顔も映るため、最初のうちは気恥ずかしさを覚えたが、10分も話していると気にならなくなってきた。会話のタイミングのずれや映像のコマ落ちを感じることもなく、話に集中しているうちに相手との距離がさほど気にならなくなってくるのは不思議な感覚だ。

　フリースペースからPCを通じてテレビ会議に参加したスタッフは、始めこそ「PCから参加しても実際の会議ほど集中できないのではないか」と思っていたようだが、会議が始まると予想以上に違和感なく会議の輪に入っていけたという。遠隔会議にありがちな音声と口の動きの不一致による違和感はなく、音声品質も「ラジオを聴いているようにクリアだった」（スタッフ）。会議室のディスプレイにプレゼン資料を表示したPCを接続すれば、同じ資料を見ながらの打ち合わせもできるなど、会議室にいるのとほぼ同じ感覚で会議に参加できたという。

　「会議室の大画面に常に自分の顔が映っている状態になるので、普通に会議に参加しているときよりも“話をしっかり聴かねば（少なくとも聴いてる感じを態度で示さなければ）”という緊張感がありました」というのはテレビ会議ならではの感想かもしれない。

　編集部スタッフ全員が「ハードルが高い」と思っていたテレビ会議だが、試してみれば“特別なもの”というわけではなく、慣れてしまえば案外、それが日常になるのも早いのではないかという印象を受ける。面倒なシステムの設置は販売を担当する大塚商会に任せることができ、自宅からアクセスする際に必要となるVPN回線も同社が用意してくれる。国から最大150万円の助成金が出る今、検討の価値は大いにありそうだ。