セミナーのアンケート、“その場スキャン”で持ち帰りませんか？：ビジネスチームハック

アンケート用紙には、セミナー参加者の感想や意見が書かれます。せっかく記入したセミナーの「まとめ」、参加者も持って帰れればいいのに。

　勉強会やセミナーに参加するとアンケート用紙が配られることが一般的です。講演内容の感想を集めたいという主催者のためのアンケートなのですが、筆者は常々、アンケートを書いた参加者側にもメリットのある形にできないかと考えていました。

　記入してもらった感想や意見は、そのセミナーに参加した人の個人的なまとめでもあります。社会人の中には業務で社外セミナーに参加し、報告を求められる人もいます。そのときアンケート用紙が手元にあれば、要点をまとめるのに役立ちます。

　せっかく記入してもらったアンケート用紙です。参加者にも持って帰ってもらったほうがいいのではないでしょうか。それを主催者に取り上げられるというのは何とも面白くない話だと思うのです。

モバイルスキャナで取り込めば解決だ

　解決策はしごくあっさりした話です。スキャナーを用意して、アンケート用紙をその場でデジタル化するだけ。従来の「アンケート用紙に手書きする」というやり方を変えることなく、主催者と参加者の双方がアンケートの内容を持ち帰れます。

　スキャナーを会場に持ちこむとなると、余計な荷物が増えると思う主催者もいると思います。しかし、最近では500ミリリットルのペットボトル1本分程度の重さでしかないモバイルスキャナーが多く登場しています。2014年の新製品は無線接続にも対応しているので、スキャンデータを簡単にPCに取り込めます。

　「参加者全員からアンケート用紙を集めてスキャンするには時間がかかり過ぎるのでは？」と思う読者もいるかもしれません。しかし、筆者の経験では30人分のアンケート用紙を読み込んだとしても10分程度で終わります。むしろ、アンケートが書き上がる時間は人によって相当バラツキがありますから、書き終わった人から順番に取り込んでいけば、ほとんど「お待たせする」こともありません。

　アンケート用紙のデジタル化は、主催者側にもメリットがあります。後日、アンケート結果の集計作業を行う必要がありますが、デジタル化してあれば作業時間を大きく短縮できそうです。講演者が複数だった場合、スキャンデータをシェアすることも簡単です。Evernoteに保存すれば、手書き文字でもけっこうな確率で検索にヒットします。

スキャン前提ならアンケート用紙の概念も変わる

　アンケート用紙を持ち返ってもらうのであれば、単純なアンケート項目を並べるだけでなく、受講内容をメモするノート欄を設けるのはどうでしょうか？

　筆者のセミナーで始めてみたところ、「持ち帰れる」というメリットがはっきりしているからでしょうか、参加者が非常にさまざまなことを記入するようになりました。その多くは、主催者にとっても大変ためになる内容なのです。

　実際にアンケート用紙を会場でスキャンするようになって分かったこともあります。まず、アンケートを回収する係と、スキャンする係は分業したほうが効率的です。先述のとおり、アンケートの記入にかかる時間はマチマチですから、1人ですべてのアンケートを回収してからスキャン作業を行うとなると、時間がかかり過ぎてしまいます。

　また、アンケートを提出にきた参加者からすると、スキャン作業中ということで待たされる時間が発生すると、不思議と長く感じてしまうものです。できるだけ、提出者が出した順にすぐに処理してアンケート用紙を戻せる態勢を用意したいところです。

　「デジタルカメラで撮影すればいいのでは？」と思う読者もいるかもしれません。確かにスキャナーより小型ですし、撮影は高速です。スマホのカメラを使えば、そのままネットワーク経由で転送もできます。

　筆者も実際にカメラで撮影したことがありますが、アンケート用紙にピンとを合わせて用紙ちょうどの大きさを撮影するよりも、スキャンするほうが圧倒的に簡単でした。20枚、30枚とピントを合わせて撮影結果を確認して……というのはとても疲れます。スキャナーであれば、アンケート用紙を手差ししてスキャンボタンを押すだけですから、かかる手間も時間も少ないのです。

筆者：佐々木正悟

　心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。

著書に『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？』『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』『クラウド時代のタスク管理の技術』などがある。

ブログ「ライフハック心理学」主宰。