定例会議はチャンスを奪う――密なコミュニケーションで会議をゼロに：ムダにならない「ムダ」の話をしよう（2/2 ページ）

[庄司啓太郎，Business Media 誠]

密度の濃いコミュニケーションで、定例会議をゼロに

　私の会社は、創業当時から「定例会議はしない」という発想で、組織の運営方法を試行錯誤してきました。

　「Webサービスの企画、開発をしながら、業務改善のコンサルティングサービスをクライアント先で提供する」

　これを両立させるためには、メンバーが複数の業務や案件を掛け持ちしなければなりません。となると、定例会議は場所や時間の制約が大きすぎます。これまで、さまざまな会議スタイルを試した結果、今、私の会社では定例会議は1つもありません。

　その肝となるツールが、YammerとChatworkです。この2つがあれば、社内外の定例会議はなくせます。むしろ、会議以上に密度の濃いコミュニケーションが図れます。

　Yammerは、社内コミュニケーションに使っています。テーマなどは特に制限を設けず、雑談も含めた「会話」を手軽に行うことができます。

　社外のお客様や取引先とのやりとりには、Chatworkを使っています。こちらも気軽に使えますが「タスク」を明確に設定できるのが、よりビジネスに向いていると思います。

　これらは、いずれもスマホやタブレットで使えるので、PC作業のかたわらで併用することもできます。報告、連絡、相談はいつでもその場で投稿し、メンバー間で共有。読むほうも、自分のタイミングに合わせて閲覧し、回答できます。

　これで大抵の議題は解決できます。わざわざ会議の場で「では先週の報告を……」なんてことをする必要はまったくなくなります。

　もちろん、もっと時間をかけて打ち合わせたい場合は、Web会議やリアルなミーティングを開くこともありますが、本当に必要なときだけに抑えることができます。

伝統的な定例会議に“一石”を投じるのは勇気のいること

　スマホが普及して、まだ5年しか経っていませんが、その間に端末も回線もアプリも劇的に進化しました。先に紹介した2つのサービスは、どちらも無料ですぐに始められます。

　社内の伝統的な定例会議に「あのー、この会議のやりかた、変えませんか？」と一石を投じるのは、なかなか勇気のいることかもしれません。

　しかし、そんな前向きな提案すらできないほどの会議なら、それこそ、さっさとやめてしまったほうがいいと思いますよ。（庄司啓太郎）