ビジネス文書の“困った”を解決する6つのヒント集――鍵はPDFの活用法にあった!Adobe Acrobatで解決(1/2 ページ)

誰かとPDFデータのやりとりをしていて、「ああ、面倒だなあ」「もっとこうできれば」と思ったことはないですか? そんなPDF共有時の“困った”を解決する方法を6つの具体例をもとに紹介します。

» 2013年09月02日 10時00分 公開
[PR/Business Media 誠]

 普段の業務で、ビジネス文書を扱う際に困ったことはありませんか? 特に日常的に仕事で頻繁に使っているPDFは、便利だけどもっとこう使えれば、と思うことがあるはず。実はAcrobatでPDFを活用できることを知っていれば、その”困った”を解決できます。

 今回は、日常業務で典型的に遭遇する6つの”困った”に焦点を当てて、以下具体例を見て行きましょう。


エピソード1:WebページをPDFで保存したい

 Webページを閲覧中、資料として保存しておきたい有用な記事やデータが見つかった。こうした場合、ブックマークするだけだとページ自体が消えてしまったり更新される可能性もあるので、ローカルにコピーを取っておくようにしている。

 ただ、ブラウザから「名前を付けて保存」を実行する方法だと、HTMLベースで保存されてしまい、あとから扱いにくくなってしまう。表示も崩れている場合が多いし……。何かいい方法ないかな?

 そんなときはAcrobat!

 WebページをPDFとして保存すれば、HTMLベースで保存した場合と異なり、閲覧環境が違っていても同じ見た目を維持できます。そのうえテキストやリンクも保持され画像などのファイルも1つにまとめられるので、アーカイブとして保存するのにも向いています。また、注釈を記入して担当部署にWebページの修正を依頼する場合にも便利です。

 Acrobatを導入していれば、WebページをPDFに変換するのも簡単です。ブラウザからワンクリックで簡単にPDFを作成できる機能を使います。Windows環境では、Internet Explorer、Google Chrome、Firefoxで使うことができます(画像4-1)

画像4-1

 さらに「選択」機能を使えば、特定のエリアだけをPDFとして保存できるほか、既に存在するPDFに対してページを追加することもできるので、Webページの内容の変遷を1つのPDFにまとめることもできます。

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エピソード2:プレゼン直前に資料のミス発見! すぐに修正したい

 プロジェクトメンバーのチェックが終わり、社外向けのプレゼン用資料が完成した。重要なプレゼンの直前、念のため最終チェックをしていたら、価格の桁数に間違いを発見してしまった! わずかな修正なのだけど、元データを誰が持っているかわからないし、急いで修正しなければならないから、今すぐ自分で簡単に直してしまいたい。PDFってそんなことできるんだっけ……?

 そんなときはAcrobat!

 Adobe Acrobatがあれば、PDF上のテキストデータをワープロ同様の感覚で加筆、修正が可能です。手順は右側にある[ツール]パネルウィンドウから[コンテンツ編集]をクリックし、(画像5-1)、[テキストと画像を編集]をクリック。マウスポインタが文字入力可能なことを示すカーソルに変化するので、PDFの修正したい箇所をクリックし、文字列の削除と追加を行います(画像5-2)。フォントの種類やサイズを指定できるほか、右寄せや左寄せなども調整できます。

画像5-1
画像5-2

 また既存のテキストを修正するだけでなく、画像の差替えやサイズ調整なども可能です。加えて、[コンテンツ編集] にある[テキストを追加]または[画像を追加]を選択すれば、うっかり入力し忘れた日付や取引先の担当者名を入れたり、ロゴの画像を追加することもできます(画像5-3)。

画像5-3

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エピソード3:Webに公開する資料の改ざんを防ぎたい!

 新商品が完成し、社外向けに発表することになった。商品概要をホームページ上に掲載し、外部機関にも資料を配布するのだが、Web上に出回っている間に大事なデータが入った資料を簡単にコピーされたり、内容が改変されたりしては危険! こんなとき、どのような対策が必要なのだろう?

 そんなときはAcrobat!

 PDFを対外的に公開する際は、文書の編集などを行う際にパスワードが必要となるよう、セキュリティポリシーをあらかじめ作成しておきましょう。一度セキュリティポリシーを作成すれば、次回から別のPDFに対しても同じセキュリティをすぐ適用できるので毎回新たにセキュリティを設定する必要がありません。

 手順は、まずAdobe Acrobatの[ツール]パネルウィンドウの[保護]を選択します。次に[暗号化]をクリックして[セキュリティポリシーを管理]を選択します(画像6-1)。

画像6-1

 セキュリティポリシーの管理画面で「新規」をクリックし(画像6-2)新しいセキュリティポリシーの作成画面で「パスワードを使用」を選択したのち「次へ」をクリック(画像6-3)します。

画像6-2
画像6-3

 ポリシー名と説明を入力して「次へ」をクリックしましょう。今回は例として、ポリシー名に「ホームページ掲載用」、説明に「編集制限」と入力しています(画像6-4)。

画像6-4

 続いて、パスワードによるセキュリティを設定する画面が表示されるので「文書の印刷および編集を制限。これらの権限設定を変更するにはパスワードが必要」にチェックを入れた上で、「変更を許可」が「許可しない」になっていることを確認し、下段の権限パスワードを入力してOKをクリックします(画像6-5)。権限パスワードを再入力すれば、セキュリティポリシーの作成は完了です(画像6-6)。

画像6-5
画像6-6

 一度作成したセキュリティポリシーは、ツールパネルウィンドウの[暗号化]に表示されるようになる(画像6-7)ので、対象となるPDFファイルを開いた状態で、クリックするだけで適用されます。自社のWebサイト掲載用のセキュリティポリシーのほか、印刷を禁止するセキュリティポリシーなど、必要に応じてさまざまなセキュリティポリシーを作成しておくとよいでしょう。

画像6-7
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提供:アドビシステムズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2013年9月30日

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