PDFの「できない」が「できる」に変わる――ビジネス文書、6つのヒント集：Adobe Acrobatで解決（2/2 ページ）

　そんなときはAcrobat！

　Adobe Acrobatの「共有レビュー」機能を利用すれば、企画書を紙に印刷することなく、PDFのままオンラインでメンバーにコメントを求めることができます。共有レビューでは複数の人のコメントを共有して見るのに、社内のファイルサーバや、アドビのオンラインサービスなどを使います。コメントを付けるメンバーは、文書に各自のコメントを記入しながら、お互いのコメントをリアルタイムで確認できます。さらにPDFに記入されたコメントは自動的に1つのPDFにまとまります。

　使い方は、［表示］→［注釈］→［レビュー］から［共有レビュー用に送信］を選び、サーバの種類やフォルダの場所、メンバーを指定します（ユーザーインタフェースの右側にある「注釈」パネルウィンドウからも操作できます）。チェックしてほしい文書をメンバーに渡す方法は、メールに直接PDFを添付する以外にも、社内であればネットワークフォルダ上にPDFを置いて相手にパスだけを送る方法もあります。

　メンバーすべてのコメントは、ファイルサーバを経由して自動的に手元のPDFに集約されますので、紙での集計に比べて確認漏れが発生しにくいのが特徴。コメントの種類やレビュー担当者（メンバー）といった条件でのフィルタリングもできるので、あとからの確認も容易です。

さらに詳しく知りたい人は　→　複数のメンバーでPDFを効率的にレビューするには

　そんなときはAcrobat！

　電子フォームの作成には、Acrobat Proの場合［ファイル］→［作成］→［フォームを作成］で、［空白フォームから／テンプレートから］を選んで起動するだけ。Acrobat Proに付属するAdobe FormsCentralデスクトップアプリケーションが起動し、そこから豊富なテンプレートを基に簡単に電子フォームを作成できます。Adobe FormsCentralデスクトップアプリケーションで作成した電子フォームは、Adobe FormsCentralオンラインサービスを使って、ペーパーレスで配布や回答の集計が可能です。

　なお電子フォーム作成する場合、空白の状態、もしくはAdobe FormsCentralデスクトップアプリケーションに付属する豊富なテンプレートから作成することもできるほか、手元にあるWordやExcelのファイル、あるいはスキャンして生成したPDFからフォームを作成することも可能です。

　そんなときはAcrobat！

　まず文書のチェック依頼者（メール送信者）は、Acrobatでサイズ容量の小さいPDFを作成しましょう。方法はPowerPointのリボンに表示されている［Acrobat］タブの［環境設定］をクリック。［PDF設定］を［最少ファイルサイズ］に変更し、その後［PDFを作成］をクリックしてみてください。ワンクリックで簡単にPDFを作成できます。これでサイズを抑えられ、外出中の相手でも受け取れやすくなるでしょう。

　文書を確認する人（メール受信者）は、外出先でタブレットしか持っていない場合、モバイル版のAdobe Readerを利用しましょう。iOSまたはAndroid用のAdobe Readerであれば、ノート注釈はもちろん、ハイライトや取り消し線、下線、フリーハンド描画といったツールを使ってPDFに注釈を記入し、メールに添付して返送できます。操作はメニューバーから使いたいツールを選ぶだけ。ダブルタップすれば拡大表示できるので、細かいところに注釈を入れるのも簡単です。