注釈が多い書類で見落としを防ぎたい――そんなときは「引き出し線付で一覧表示」に：ビジネスの悩みを解決するPDFドリル

PDFは、紙の書類と同じように気になるところに注釈を付けることができる。しかし、表示方法が紙とは異なるため、慣れるまでは見落としなどを不安に思うこともあるだろう。そんな時は設定を変えて、紙と同じような見栄えにすると便利だ。

「Adobe Acrobat XI」で注釈のリストを表示するには、「表示」→「注釈」→「注釈」と選択して注釈パネルウィンドウを開く。あるいは画面右上の「注釈」をクリックしてもよい

画面右に注釈パネルウィンドウが表示され、下に注釈のリストが表示された。画面上で非表示になっている注釈も一覧で表示される

　PDFで便利な機能の1つで挙げられるのが注釈機能。他の部署などから回ってきた書類に加筆や修正を依頼する際、印刷することなくそのままAdobe ReaderやAcrobatを使って画面上で書き込めるので、わざわざ印刷する必要もなく、ペーパーレスで手軽に送信や返信が行える。書類に記載されているテキストの一部を差し替える場合も、別紙に分けずに直接記入できるので、差し替える側にとってコピペしやすいのもメリットだろう。

　もっとも、注釈機能は画面上で非表示にすることもできるため、見落としを不安に思う人もいることだろう。こうした場合、注釈のリスト表示機能を活用することで、非表示になっている注釈であっても確実にチェックできる。

　次に「注釈のリスト」の表示方法。「Adobe Acrobat XI」で注釈のリストを表示するには、「表示」→「注釈」→「注釈」と選択して注釈パネルウィンドウを開けばよい。PDF内に書き込まれているすべての注釈が一覧形式で表示されるので、これを順番に確認していけば、見落としも発生しないというわけだ。修正を反映した時点でチェックを入れて見分けがつくようにしたり、ステータスを切り替えながら作業を進めることも可能だ。

個々の注釈にステータスを設定したり、チェックを入れられるので、作業の進行を管理しやすい（画像左）。レビューの担当者やステータスごとに注釈をオンオフする機能も備える（画像中央）。紙ベースでの作業環境に近づけたければ、注釈を一覧として書き出してチェックする方法もおすすめだ。まず「注釈の一覧を作成」を選択する（画像右）

　もう1つ、「注釈の一覧を作成」機能の1つである注釈の書き出し機能を使うのもおすすめだ。この機能を使えば、紙の余白に書き込んだかのようなレイアウトで注釈を表示できるので、これまで紙ベースで作業をしていたのと似た感覚で、注釈がきちんと反映できたかどうかのチェックができる。

設定画面が表示されるのでレイアウトを選択する。4通りの方法があるが、紙の余白に記入した場合と同じように表示したければ「コネクタラインを含む文書と注釈を1つのページに表示」がおすすめだ

　使い方は、「注釈の一覧を作成」を選択して表示される画面で「レイアウトを選択」にある「コネクタラインを含む文書と注釈を1つのページに表示」を選ぶ。元の書類に対して注釈が引き出し線つきで書き出されるので、これを見ながら注釈がきちんと反映されているか確認するとよい。このほかにも、文書と注釈を別々のページで表示するなどいくつかの表示方法が用意されているので、どれが自分にとって使い勝手がよいか、試してみるとよいだろう。

元の書類に対して注釈が引き出し線つきで記載された状態で書き出された。これに基づいて注釈がきちんと反映されているか確認するとよい（画像左）。拡大表示したところ（画像右）。どの部分に対する注釈なのか分かりやすい