Dropboxはビジネスには使えない!?　共同作業のための「セキュアなストレージ」＋「Office」とは：モニター応募で「Nexus 7」をプレゼント

オンラインストレージサービス「Dropbox」を仕事に使う人が増えているが、ビジネスで利用するとなるとセキュリティや機能の面で不足を感じるのも事実だ。そこで、Dropboxよりもセキュリティが強固で、マイクロソフトの「Office」などの便利なソフトも追加費用なしで使える便利なサービスを紹介しよう。

　オンラインストレージサービスを仕事に使ってファイルを共有する人が増えている。その中でもトップシェアを誇っている「Dropbox」を例にビジネス利用について考えてみよう。Dropboxが優れているのは操作が簡単なこと。専用アプリケーションをインストールすると、「My Dropbox」というフォルダができる。基本的な操作は、このフォルダに共有したいファイルを入れるだけだ。

　そんなDropboxだが、ビジネスで利用するとなると厳しい面が4つある。まず1点目はセキュリティ対策。近年、情報漏えいにより企業の信用が傷つく例が後を絶えないが、DropboxもPCやスマートフォンなどの各端末内にデータを同期する仕組みなので、端末紛失時などには情報漏えいリスクが高まる。

　機能に物足りなさを感じる人もいるという。例えばDropboxは単純にファイルを共有するだけなので、共有したファイルで作業するには別途Microsoft Officeソフトなどが必要になる。会社のPCであればOfficeソフトをインストールしているケースも多いが、最近ビジネスシーンで使うことが増えてきたスマートフォンやタブレットの場合、せっかくファイルを共有できても作業するまでには障壁があるのだ。

　またサポート体制も不安だ。Dropboxの場合、海外のベンチャー企業が提供していることからサポートに不安を覚えている企業担当者も多い。レスポンスが遅いと感じる人もいるようだ。コンシューマとして個人で使う分には目をつぶれる部分もあるが、ビジネスがからむ法人利用となるとおいそれと使うわけにはいかないのである。

　最後が管理機能。法人として活用するなら利用ログを管理したり、アカウントの追加や削除などもしたい。またアカウントごとに利用制限を設定したいという要望も根強いのだ。

共同作業のための「セキュアなストレージ」＋「Office」とは

　そんなビジネス利用におすすめなのがNTTドコモが提供する「モバイルセキュアデスクトップ」。「仮想デスクトップ」と言われるサービスの1つだが、難しいことはない。Dropboxのように共用のストレージとしても利用できるほか、端末ローカルにデータを残さずに閲覧・編集でき、さらに利用ログも取得できるようになっている。

モバイルセキュアデスクトップ

　Droopboxでは実現できなかった課題を解決する4つのポイントを詳しく紹介しよう。1つはセキュリティである。モバイルセキュアデスクトップは、手元のPCやタブレットなどのデバイスでサーバにアクセスして仮想デスクトップ上のファイルをそのまま共有したり編集したりできるので、手元のデバイスにはデータそのものが存在しない。PCの紛失や盗難が発生してもデータを盗用される危険性は低いのだ。

追加費用なしで利用できるソフトやサービス

　2つめは、追加費用なしでWord、Excel、PowerPoint、OutlookなどのMicrosoft Office 2010が利用できること。タブレットなどにインストールされているOfficeの互換アプリの場合は表示崩れやマクロが動かないなどの課題があるが、モバイルセキュアデスクトップであれば、その心配無用だ。

　また、クライアントとの共同プロジェクトなどで使う際も同じアプリケーション環境を利用できるので、バージョン違いやソフトの不備などでファイルが開けない、正しく表示できないなどの問題を避けられる。

　3つめのポイントはサポート。データは国内にあるドコモのデータセンターで管理してる。セキュリティ対策や運用監視、システムのパッチファイルやOfficeアップデートなどもドコモが保守を行なっているので、運用管理は非常に安心だ。さらに、利用者専用のカスタマーサポート電話窓口を用意している。

　4つめは管理機能。管理者用Webページで、アカウントやオプション追加など各種申し込みや、盗難や紛失時のリモートロック、利用ログ確認――といった管理者用機能を提供。アカウントごとに利用の制限が可能で、例えば「特定のアカウントは夜22時から翌朝9時までの時間は利用させない」などの運用もできる。社内だけでなく社外のパートナーが関わるようなプロジェクトでもアカウントごとに利用権限を設定できるので安心だ。

　気になる費用は、1アカウントごとの初期費用が6300円、同利用料が月額7875円（ビジネスバリュープランの場合）。1アカウント1カ月単位での契約が可能なため、手軽に利用ができる。仮想デスクトップが利用できて、ファイル共有も安全、さらにOfficeソフトの利用料が含まれてこの価格はリーズナブルと言えよう。

本当に実現できる？　複数拠点での共同作業

　ある飲食チェーン店は、店舗間の情報共有のためにモバイルセキュアデスクトップを利用。Dropboxなどの通常のファイル共有サービスはファイルの共有までが可能だが、仮想デスクトップサービスであるモバイルセキュアデスクトップであれば、ファイル共有に加え、ファイルの編集なども可能になる。

　「在庫管理など、Excelのマクロがタブレットからも動作するのは非常にうれしいです」（飲食店店長）

　さらにアプリの管理が不要であるため、店舗が遠隔地にあったとしても管理者の手間は不要。仮にPCやタブレットなどが故障した場合でも、仮想デスクトップであればファイルはもちろん、アプリケーションも含めて全てがクラウド上にあるため、復旧は非常に簡単にできるのである。

3月27日まで！Googleのタブレット「Nexus 7」が抽選で当たる

　モバイルセキュアデスクトップ、いかがだっただろうか。記事でも紹介した通り、セキュリティ対策、Officeによるファイルの編集機能、サポート、管理機能などでメリットが大きいことがご理解いただけただろうか。Dropboxをはじめとした無料のオンラインサービスにありがちな「セキュリティに不安」「Officeアプリが使えない／少ない」「サポートが不安」「管理機能がない」などの不満を解消するサービスと言えるだろう。

　さらに、モバイルセキュアデスクトップはクラウドサービスなのでアカウントの登録や設定変更、HDD容量の追加が簡単なため、短期プロジェクトのスムーズな環境構築や、共通の作業環境として複数拠点での情報共有――例えば、店舗間やテナント間での情報共有や同一作業環境――にうってつけなのである。

　こちらの記事から体験版のお試しアカウントを申し込むと、一定期間、無料で利用可能（2アカウントまで）。3月27日までの申し込みでGoogleのAndroidタブレット「Nexus 7」が抽選で3人に当たるプレゼントも実施中だ（プレゼント発送は4月中旬予定）。気になる人はこの機会を逃さず利用してみてほしい。

※受付期間は終了しました。ご応募ありがとうございました。

提供：株式会社NTTドコモ
アイティメディア営業企画／制作：誠 Biz.ID編集部／掲載内容有効期限：2013年3月27日