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» 2012年11月19日 16時10分 UPDATE

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル:容量オーバーでメールサーバに弾かれるファイルを指定容量で分割するには

添付ファイルのサイズが大きいメールを取引先に送ると、メールサーバの容量制限で弾かれてしまうことがある。こうした場合、PDFであれば「文書の分割」機能を使って指定容量で分割できる。問題なく送れるようになるのだ。

[kizuki,Business Media 誠]
st_pdf01.jpg 画像を大量に含むことから、サイズが10Mバイト近くあるPDFファイル。このままではメールに添付しても先方のメールサーバに弾かれてしまうのは確実だ

 サイズが大きめのファイルをメールに添付して取引先に送ったところ、メールサーバの容量制限に引っかかって戻ってきてしまった、ということがある。会社によっては5Mバイトや10Mバイト、あるいはもっと少ない容量に制限されている場合もあり、サーバで弾かれてしまうというわけだ。

 それならメールを使わずにファイル転送サービスでさくっと送付、といきたいところだが、会社によってはインターネットアクセスが禁止されていてファイル転送サービスが使えなかったり、あるいは許可されていても圧縮ファイルのダウンロードが制限されている場合もある。そうなるとメディアにコピーして手渡しでもしない限り、ファイルを相手に届けるのは困難ということになってしまう。急ぎの場合は少々困りものだ。

 そんな時、PDFファイルならいくつか方法がある。例えば、PDFをいくつかに分割して個々のファイルサイズを小さくし、それぞれをメールに添付して送るの方法だ。たんに分割するだけであればフリーソフトの「PDForsell」などを使えばよいが、容量を指定して自動分割したいというのであれば、「Adobe Acrobat XI」に搭載されている「文書の分割」機能を使うのが便利だ。


st_pdf02.jpgst_pdf03.jpg 右側にツールパネルウィンドウが開くので「文書の分割」を選択

 Adobe Acrobat XIの「文書の分割」では、例えば相手のメールサーバの制限が3Mバイトであることが分かっていれば、対象のファイルを表示した状態で、最大Mバイトを「3」に指定する。そうすれば、約3Mバイト+3Mバイト+3Mバイト+1Mバイトの4つのファイルに分割してくれるので、それぞれをメールに添付して送ることが可能になるというわけだ。


st_pdf04.jpgst_pdf05.jpg ダイアログが表示されるので、基準となる容量を入力する。今回は3Mバイトごとに分割したいので「3」を選択しよう。分割が完了するとメッセージを表示

st_pdf06.jpgst_pdf07.jpg もとのフォルダを見たところ、ファイル名の末尾に「Part1」から「Part4」までの連番が付与された新しいファイルが作れた。Windowsの仕様上、エクスプローラではすこし大きめのサイズで表示されるが、実際にはいずれも3Mバイトに収まっている。なおファイルは0.5〜10Mバイト刻みで分割できる。このほかページ数での分割も可能

 また、容量以外にページ数で分割することもできるので、例えばなんらかのドキュメントをWebページ上に掲載する場合などに、区切りのよいページ数で分割して掲載すれば、ユーザーにダウンロードしてもらいやすくなるといった配慮につながる。たとえPDF化する前の文書の原本が手元にあったとしても、容量やページ数を見ながらPDFを再生成するよりは本機能で分割したほうが明らかに簡単で、小回りも効く。知っておいて損はない機能だと言えるだろう。

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連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

 ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。


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