「社員がTwitterで暴露」をどう防ぐ？　ルール違反者に見られる5つの傾向：ソーシャルメディアガイドライン

ガイドラインは利用する人たちに正しく理解され、守ってもらえなければ意味はない。最終回は、作成したガイドラインが各社員を管理できる運用状態にあるかを確認できるチェックリストを用意した。

　ガイドラインはルールであり指針である。ソーシャルメディアと名称が付いても、ルールを守ってもらうために必要なことは就業規則や内規と何ら変わらない。当然ながら、ルールは制定するだけでは何の価値も持たず、たとえ担当者が一生懸命作ったとしても、利用する人たちに正しく理解され、守ってもらえなければ意味はない。

　そこで、ソーシャルメディアガイドライン（ポリシー）ができた時点で、効果的な管理運用ができる状態にあるかどうか、確認するためのチェックリストを用意した。「ルール違反が発生する五つの原因」を基に確認しよう。

効果的な運用・管理のポイントは「具体的で分かりやすい社員教育」

　最も重要なことは、ガイドラインをいかに周知徹底するかである。ソーシャルメディアについて、リスクマネジメントの観点だけでなく、その利用を通して企業にどのような利益をもたらすのか、規制ではなく奨励することに重点を置いてガイドライン作りを考えてみる必要もある。

　とはいえ、たとえ規制したとしても人は個人アカウントでアクセスするか、匿名で投稿するものだ。それが現在のインターネット環境だ。「規制から奨励へ」という方針で向き合うのも一案である。

　第二に、ソーシャルメディアリスクを回避するための社員教育について。従来の「企業を守るために」の押さえ付け型教育から、「社員のために」掲げる教育への転換も1つの方策である。なぜなら、ソーシャルメディアで発生するリスクの大半が利用する人の無自覚や認識不足から起きており、故意ではなくほとんどが過失だからだ。

　「誰かに教えてあげたい」「友達に伝えたい」という素朴な気持ちから書き込み投稿が行われ、問題になったりする。例えば「今、何してる？」とTwitterで尋ねてくると、それに直接的に答えてしまう。これはソーシャルメディアの特質の1つだが、「もしそれに答えてしまうと、他者のプライバシー侵害になることがある」と教えなければならない。

　ブログに会社の未公開情報を書き込んでしまったという場合も、「それはいけない」と言うのではなく、「何が未公開情報なのか」を具体的に例示しながら、丁寧に教育する必要がある。

　こうしたことがしっかりできないために、他者のプライバシー侵害や誹謗中傷につながったり、漏らしてはいけない情報を漏えいしてしまう。結果として、企業にも被害をもたらすが、何より投稿した本人が傷つくことになる。だから、個々人のソーシャルメディアに対する情報リテラシー度をいかに上げるか、この部分に企業側も注力する必要がある。そのとき大切なことは、リスクばかりを強調するのではなく、ソーシャルメディアと接する楽しさ、便利さについて、正しく伝えていくことが大事である。

　第三に、企業にとってのソーシャルメディアの利点は、消費者（顧客）の生の声を聞けることだろう。大企業になればなるほど、その声が届かなくなるものだ。その点、会社の評価や個々のサービス、製品の一つ一つに至るまで、ソーシャルメディアを利用すれば消費者の声を拾えるのである。

　ポジティブ、ネガティブにかかわらず、こうした声を見つけたら、どこの部署に伝えるか（内部リレーション）をあらかじめ決めておくとよいだろう。1000人の社員が毎日1つ見つければ、1000件の（もちろん重複はあるが）声が毎日集まる勘定だ。

　これ1つを取ってみても、リスクで萎縮するより、活用する利点の方が大きいことが分かると思う。こうした一切合切を包含した、ソーシャルメディア利用の教育が必要になっているのである。

　「機密情報とは何か」という質問に対し、曖昧な答えしか返ってこないようではまずい。不正競争防止法の営業秘密（経済産業省）に例示しているものを列挙するだけでも具体的になるだろう。

　特許や商標のような産業財産権だけでなく、顧客情報リスト、見積もり（製造原価）、生産ノウハウ、未公開広告、インサイダー情報、非公開の企業戦略、研究調査データなど、他社が知れば競争優位を失うような情報である。

　また、もしもオンライン上で誹謗中傷の書き込みを行いトラブルに発展したとき、どのような罪に問われるのか、という具体例を挙げた説明が必要である。名誉棄損罪、侮辱罪の犯罪構成要件は何か、犯罪になる投稿文とはどのようなものかなどを具体的に例示することで、誰にでも分かる教育になる。