モモーイも納得、名刺管理の達人が使う“ヒミツ兵器”

「わー、これがあれば名刺の整理も簡単ですね」――と言うのは、元祖アキバ系アイドルのモモーイこと桃井はるこさん。名刺管理の達人が使う“ヒミツ兵器”とは、はたしてどんなものなのでしょうか？

　「わー、これがあれば名刺の整理も簡単ですね」――と言うのは、元祖アキバ系女王、シンガーソングライターのモモーイこと桃井はるこさん。歌手・声優としての活動や作詞／作曲、アイドルへの楽曲提供、ラジオやインターネット番組のパーソナリティ、そして雑誌のコラムニストなどで大忙しの桃井さんは、日ごろから名刺の管理に苦労していたといいます。

　「モモーイは、縦長の箱を名刺入れとして使っています。たくさん名刺を入れられるのはいいんですが、名刺がいっぱいになると、どの名刺が誰の名刺だか、分からなくなってしまうんですよ」

　そんな桃井さんの悩みに答えたのは、書類や机の整理術を研究しているキングジムの野原淳さん。「名刺をちゃんと保管しているのはすばらしい！　ただ、せっかく管理するならちゃんと検索できる状態にしておきたいところです」（野原さん）

野原さん（左）とモモーイ（右）。まずは名刺交換です。よろしくお願いします！

ポケットサイズのにくいやつ

キングジムファイリング研究室の野原さん

　そんな野原さんのポケットから出てきたのは、四角いカード型の端末。「あ！　それ、モモーイも見たことありますよ、もしかして……」。野原さんはニヤッと笑って、桃井さんの名刺を手に端末を操作します。ピッと音がして……するとどうでしょう、あっという間に名刺の画像を端末に表示しました。

　「ITに強い桃井さんはすでにご存知だと思いますが、これはデジタル名刺ホルダー『PITREC（ピットレック）』と言います。名刺の画像データを持ち運べるんですよ」と野原さん。「わー、これがあれば名刺の整理も簡単ですね。どういう仕組みなんですか」と、桃井さんも興味深々です。

　ピットレックは、手軽に名刺の画像データを持ち運べるデジタル名刺ホルダー。コンパクトなボディ（約120×60×13ミリ、重さ約85グラム）で、スーツの内ポケットにも入り、持ち歩きも可能です。

製品名：ピットレック（PITREC） 型番：DNH10 実勢価格：1万8480円（3月24日現在、Amazon.co.jpにて）　メーカー：キングジム

　名刺の撮影方法も簡単。名刺クリッパー（本体のスリット）に名刺を立てて、内蔵のデジタルカメラで撮影するだけ。最近流行っているTwitterのアカウントだけを記入した“Twitter名刺”のような、ちょっとサイズの異なる名刺も付属の名刺スペーサー（シート台紙）にはさめば撮影可能です。カメラで撮影するタイプなので、ADF（自動読取装置）付きのドキュメントスキャナより、名刺のタイプやサイズを選ばないのはメリットですね。

桃井さんのこんな長細い名刺も名刺スペーサーにはさんで、カメラを出して……

ワンタッチで簡単に取り込める

　「会社のロゴで名刺を探す時もあるので、画像で保存できるのはうれしい〜。それに名刺をたくさん保存していても、表示がすばやいですね。これなら探す気になります。そもそもカメラ部分がぴょこんと出るのが可愛くて、撮影そのものが楽しいです！」（桃井さん）。

　もちろん名刺の会社名と氏名を読み取ってデジタル化できるOCR（光学文字認識）機能も搭載。読み取り速度（OCR処理を含む）は、1枚約20秒程度。OCR処理しない場合は5秒程度で済みます。いずれも8枚まで連続で読み取れます。

　撮影したデータから、会社名、氏名などの情報をOCR処理することで、後から社名や氏名で検索できるので便利。会った時の印象などをメモとしても残せます。同じ名刺を登録した場合も、それぞれの名刺の重複を確認しながら登録できる「重複名刺確認機能」や、会社名の修正や変更などもできるので、OCRのミスも簡単に直せるのです。

携帯できて、たくさん保存できて、しかも簡単！

　実は野原さんも、名刺管理をピットレックに乗り換えた一人。これまでの野原さんは、ファイル型の名刺ホルダーに名刺を入れていました。「ポイントは時間をかけずに収納できることと、閲覧性です」（野原さん）。短時間で収納できるように時系列で管理。名刺デザインなど視覚的にも探せるよう、台紙1枚に名刺20枚が収納できる名刺ホルダーにしまっていました。さらに、探し出しやすいよう、収納枚数の上限を500枚程度と決めて名刺を取捨選択していたのでした。

　時系列で並べると収納効率が高まります。「あいうえお順だとページごとにばらつきが出ますし、会社名だとその方が転職した時に困ります。会社名がアルファベット読みだったらどうしようと悩んでしまいます」

　また、名刺の枚数が増えてくると、取捨選択も難しくなってきます。残す名刺を選ぶのも大変ですが、名刺を捨てた後も大変。というのも、捨てた名刺のところには名刺ホルダーに空きが出て、この空きスペースをつめて並び替えしなくてはならないからです。「四半期ごとの名刺整理には1時間以上かけていました。時系列の管理は今でも完璧だと思っていますが、それでも定期的に整理し直す必要があるんです」

　ところがピットレックを使えば、読み取ったデータを登録日で時系列表示できるほか、会社名、氏名、閲覧履歴などの項目でソートできます。自分で作成したグループごとに登録したり、キーワードで検索したりも可能。ひんぱんに閲覧する名刺に「☆（スター）」を付けて、スターのみを表示したり、「しおり」を付けた名刺を表示したりもできるのです。

　また、microSDカードスロットを備えるピットレックでは、16GバイトのmicroSDHCカードを使うと最大9999枚分の名刺情報を登録可能。パッケージには最初から2GバイトのmicroSDカードを同梱しているので、少なくとも約1800〜2000枚分の名刺情報を保存できるのです。

　「ピットレックへの乗り換えが簡単だったのは、今までやっていたやり方をそのままピットレックに持っていけたため。それどころか、名刺の取捨選択もやらずにすみますし、検索スピードは早くなりました。それに、パソコンを立ち上げなくてもできるから、もらった瞬間に登録できるのもポイントです。すき間時間の有効利用にもなりますよね」

スマートフォンのように多機能であるべき？

　「ところでスマートフォンのように、メインの機能のほかにも機能があるんですか？」と桃井さん。対する野原さんは「いや、名刺の読み取りと保存だけです」とキッパリ。

　そもそも名刺管理が主業務のビジネスパーソンはいない――というのが野原さんの持論。仕事にかけられる有限の時間のうち、名刺管理に使える時間を考慮しないと本末転倒になってしまいます。「名刺の管理にかけられる時間は1日に数分。しかも、すぐに連絡が取れなければ意味がないんです」といいます。つまり、スマートフォンのような多機能端末もいいけれど、名刺管理はシンプルですぐにできることが重要。「だから、ピットレックは名刺管理しかできないんですね」（桃井さん）

　でも――と野原さんは続けます。「多くの人は2Gバイト分（1800枚）も名刺を登録しないかもしれません。私もそれほど多くは入力してませんので、あまった容量は単語カードとして使っています」。画像としての名刺を登録せずに、名前の欄に英単語を、メモの欄には日本語の意味を入力しておけば単語帳としても入力できるというわけです。「あ、野原さんのピットレックには『ナポレオン3世』なんて項目もあります。アイデアのメモにも活用できるかも〜」（桃井さん）

　外回りの営業マンや名刺をもらう量が多い人には特にオススメというピットレック。「単機能でシンプルだけど、意外と便利に使えそうです！」と、桃井さんも納得です。チャレンジした人は多いですが、長続きしないのも名刺管理。シンプルで簡単なピットレックは、初めての名刺管理ツールとして、新入社員や転職して新しい職場で心機一転の人にもオススメです。さあ、今すぐピットレックで名刺管理を試してみませんか？

出演：桃井はるこさん

　1977年12月14日生まれ。作詞・作曲・編曲・歌唱・プロデュースをこなすシンガーソングライター。声優としても、4月から放送のアニメ『STEINS;GATE』でフェイリス・ニャンニャン役などを務める。同じく4月からNHKラジオ第1の『エレうた！』でパーソナリティとしても活動する。最新シングル「夜明けのサンバ」が発売中。Twitter：@momoiktkrで最新情報をチェック！

桃井さんから　わたしのTwitterのフォロワーも話題にしていた「ピットレック」。実際に触って体験してみたら、そのシンプルさにうなってしまいました。カメラや液晶画面を持っているけれど、これはPDAではなく、21世紀の「名刺ファイル」なんだと思いました。会った日で探せたり、裏書きにあたるメモが入力できたり、変形名刺も付属の名刺スペーサーでちゃんと撮影できたり、大変便利そう。マネージャーの誕生日プレゼントはこれで決まりだな！　……もっと働けってことかって？　イヤイヤイヤ、ご縁は逃さないようにしたいじゃないですか〜（笑）。

提供：株式会社 キングジム
アイティメディア営業企画／制作：誠 Biz.ID編集部／掲載内容有効期限：2011年5月14日