Toodledoの「★」で仕事の先送りを管理する：あなたの不安、見積もります

状況に応じて、その日までにやらなければならない仕事を先送りすることがあります。急に優先度の高い仕事が入ってきてしまった場合は仕方ありませんが、そのままにしておくとずるずると先延ばししてしまうことも多いはず。こうした先送りをどうやって管理すればいいのでしょうか。

　「タスクシュートでタスクの時間はすべて見積もって仕事をしています」というと、「割り込みがはいってきたときにどうするのですか?」というのが最も多く寄せられる質問です。オフィスでの「割り込み」は日常茶飯事なのでしょう。

　結論からいいますと「割り込み」にはバッファで対処します。一日の中に「やった方がいいけれど今すぐやる必要はないタスク」に時間を割り当てておき、「割り込みタスク」で時間をとられた「バッファタスク」は先送りにするわけです。

　バッファタスクにもきちんと時間を割り当てておくと、いざ割り込みが次々にやってきたとき慌てずに済みます。もし割り込みがやってこなければバッファタスクの方を処理するわけです。

　私はタスク管理を「Toodledo」でやっています。バッファタスクは一目でそれと分かるように「スター（★）」を付けています。一日の時間が十分でなくなってきたラスターのついたタスクを翌日以後に送るわけです。

　問題はこうやっていると、★印がついたタスクをどんどん先送りにしてしまうことでしょう。そこで「優先順位」を変化させます。

　Toodledoでは優先度に応じて＋3から−1まで優先順位を5段階で変えられます。私はすべてのタスクの優先順位を−1に最初設定し、先送りにするたびに1つずつ優先度を上げていきます。

　＋3になったらもうそれは4度先送りにされたという意味になりますから、たとえ★がついていてもバッファ扱いにはできないでしょう。

　「先送り」というのはある程度仕方がないと思います。事前にやることをいくら厳選していたとしてもそれすらできない状況というのは必ずあります。

　それだけに「何度先に送ったか？」「何度までは先送りを許すのか？」を決めておいて記録することは大事です。そうしないといつまでも先送りが繰り返され、しまいにはそのタスク自体を見るのもイヤになってしまうだけなのです。

筆者：佐々木正悟

　心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』、『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ！−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。