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» 2010年12月15日 12時00分 UPDATE

年末デスク整理術:「書類は寝かすな!」という定説を道具面から考える

「書類は立てて整理しよう」――。この意図はよく分かりますが、なかなかうまくファイリングできないもの。ある文具を使えば、このストレスはすっきり解消できます。

[高木芳紀(つばめや),Business Media 誠]

 「書類は寝かすな! 立てて整理しろ!」

 会社に入って間もないころ、先輩や上司にこう言われたことがある人は多いのではないでしょうか? 要は、案件ごとに書類はクリアホルダーなどに収納し、見やすく配置するということです。

 書類を一度寝かせると、その上に別の書類がどんどん積み上がり、処理を忘れてしまう案件が出たり、優先順位を間違えたりします。だから、書類を立てて見やすく管理しようということですよね。

 もちろん頭の中では完全に理解しているし、できればそうしたいとも思っている。しかし、実際にやってみると、どうもしっくり来なくてやめてしまったという人は意外と多いのではないでしょうか。

しっくりこなかった原因

 しっくりこなかった原因ですが、当然ながら「自分は書類を寝かせても、絶対に処理を忘れたり、順番を間違ったりしない!」という人もいるでしょうし、急に立て置きに変えてみても、なかなか順応できないうちにズルズルと整理を引き延ばし……という人もいるでしょう。

 また「書類をクリアホルダーに入れて、ボックスに立てようとするんだけど、フニャフニャして立たない! それが気になってモチベーションが続かなかった」という意見も多いはず。「そんなバカな」と思った人は、実際にやってみてください。書類は思ったよりも「立たない」ものなのです。

 もちろん、引き出しの中にファイリングの仕切りを設けて、きちんと管理している人は、そんなことを考えないのかもしれません。しかし、机の上に書類を置かざるを得ない場合は、とても重要なテーマなのです。

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立たぬなら、立つクリアホルダーを使えばいい

 実は私自身が「書類が立たずにストレスを感じていた」ので、その苦しみはよく分かります。時にはフニャンと崩れて落ちていったファイルが、ボックスの底で発見されることもあります。しかもそういうのに限って期限を過ぎていたりする。考えるだけでも恐ろしい……。

 ではどうすればいいのか?

 答えは「立つクリアホルダーにはさんで、ボックスに立てる」です。

 コロンブスの卵くらい単純ですが、クリアホルダーに対する固定概念があると、なかなか出てこない答えです(私自身もこれを知ったときには目からうろこでした)。

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地味に存在するマニアックな文具たち

 通常のクリアホルダーは、0.1〜0.2ミリくらいの厚みの製品が多いです。

 最近は通販業者間の安売り競争が激化しており、できるだけ薄く軽くして、単価を下げる方向にあるようです。つまり、従来製品よりもフニャフニャ度は増す傾向にあるのですね。もちろん、薄さを追求すれば軽くなるので、郵送コストの削減というメリットもあります。

 そこで、「厚口ファイル」として販売されている0.3ミリ以上の厚みのクリアホルダーを使ってみましょう。主な用途・目的は「(お客様に提出する)大切な書類を入れるため」「郵送などする際に曲がりにくくするため」といったもの。先方に提出する際に使うことを想定して作られているようです。

 何種類か試してみましたが、私のオススメはズバリ0.5ミリです。どんな環境でも、見事にシャキっと立ちます(0.3ミリ厚程度ではイマイチ「スッ!」と立ってくれませんでした)。

「立つクリアホルダー」で仕事環境をストレスフリーに

 「立つクリアホルダー」ですが、実際に使ってみるとストレスが少ない製品であることに気付きます。バッグに入れても、中の書類がクシャクシャになることもありません。気持ちよく仕事ができ何よりのモチベーションキーパーになるという点で見ても、優れた文具といえるでしょう。

 ちなみに厚口ホルダーの市販価格は、1枚50円前後から100円くらいが相場です。超厚口になると200円近いものもあります。それに比べ、薄口(一般的なクリアホルダー)は1枚5円前後から販売していますので、価格の差は歴然です。それでも厚口をお勧めするのは、

  • どこに出しても恥ずかしくない質
  • 丈夫なため、結局長持ちする(薄口のものは、すぐに折れ傷や当たり傷が出る)
  • 仕事環境がスッキリすることで、モチベーションを維持できる

 といったメリットがあるからです。金額にすると数十円の差。これを気持ちよくミスなく仕事をするための投資と考えられるかどうか? 名刺にお金をかけるかどうかにも似ていますが、ビジネスマインドの分かれ道の1つかもしれません。


 メーカーサイドの考えるメリットやセールストーク(先方への提出用)にとらわれず、自由な発想で文具を見てみると、デスク整理につながるさまざまな「隠れた便利ツール」を発見できるはずです。

著者プロフィール 高木芳紀(たかぎ よしのり)

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名刺アドバイザー(日本名刺協会理事)、小さな会社の応援団長。株式会社つばめやのウェブマスター。渋谷駅前の小さな老舗文具店「つばめや」で主にWeb通販を担当する「中の人(ちなみに平社員)」。文具活用のメルマガを書き続けるうちに名刺の専門家になってしまい、また自社で培った小さな会社がWebで戦っていくためのノウハウをブログで公開するうちに「小さな会社の応援団長」も襲名。全国200万社の中小零細企業の「同志」の背中を押し続ける「ちょっとしたモチベーター」でもある。現在は、本業のかたわらiPadを片手に各地のセミナーや勉強会の講師として奔走中。カミサンは知る人ぞ知るイラストレーター。双子のパパ。休日はジャズ・トランペッター。

著書に『従業員7人の「つばめや」が成功した たった1年で5000万円売上げを伸ばす仕組み』(青春出版社刊)『1秒で10倍稼ぐありえない名刺の作り方』(インフォトップ出版刊)がある。連絡先はboo@tsubameya.com、Twitterアカウントは「@omeishi」。


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