これまで使っていたメーカーが一番でしょ！：新入社員が挑戦！　ビジネスプリンタ／複合機の選び方

「それぞれの組織に見合ったビジネスプリンタ／複合機を選んでください」。総務部からの指令を受けた新人のダイチ、クミ、リエ。3人の選定理由はどういったものになるでしょうか。今回は新規事業を立ち上げ、総勢10人で事務所を運営するダイチの視点を取り上げます。

　2010年に都内でメディア運営を手掛けるアイティメディア……もとい、イットメディアに入社したダイチ、クミ、リエ――。配属が決まった3人に、総務部から「みんなが所属する組織、部署にレーザープリンタを導入します。わが社の業務効率を向上し、ビジネスに貢献するプリンタを選んでみてください」という指令が下りました。予算は20万円です。

　3人は、それぞれが所属する組織に最適なビジネスプリンタ／複合機を選ぶことになりました（ええー、ビジネスプリンタなんて分からないよー！）。それぞれどういった視点で選んだのか、そしてそれはイットメディアにとって、業務効率の向上やコスト削減といった効果をもたらす選択なのか。いくつかのポイントを振り返ってみましょう。

　今回は、イットメディアでフラッシュマーケティングの新規事業を手掛け、10人のメンバーといっしょに小さな事務所で働くダイチの着眼点にフォーカスします。総務部イーノさんとのやりとりはこんな感じでした。

どんなプリンタ／複合機を選びましたか？　また競合した製品はありましたか？

MFC-9840CDW（出典：ブラザー工業）

ダイチ　ブラザー工業の複合機「MFC-9840CDW」。価格は10万9980円です。検討したのは、ブラザー工業のほかのビジネスプリンタ／複合機です。

選んだ要因は何ですか？

ダイチ　これまでブラザー工業の製品をずっと使っていて、その操作方法に慣れていたからです。他社製品も検討したのですが、操作性が大きく変わってしまうと業務効率が落ちそうなので、ブラザーの「バージョンアップ製品を選ぶ」ことが最大の方針になりました。

優先度の高かった機能は何ですか？

ダイチ　ファクスの送受信機能を重視しており、ネットワークで接続でLAN上にプリンタを設定できる点を評価しました。この機能を使うと、読み取ったデータをイントラネットやインターネット経由で、メールの添付ファイルとして送信できます。また送受信に電話回線が不要となるため、通信費はゼロになるのです。

その機能を選んだ理由はありましたか？

ダイチ　事務所が小さいため、大きな機器を置くスペースはなく、配線もシンプルにできればと考えていました。MFC-9840CDWは530×539×520ミリ（幅×奥行き×高さ）とブラザーの機種の中では小さなサイズで、カラーファクス／プリンタの機能もそなえた複合機です。

　事務所ではこれまで下位機種のファクスを使っていたのですが、複合機に買い替えることで、設置スペースを広げずに、ファクスも印刷もできるようになる点が魅力でした。ファクスとビジネスプリンタを別々に置き続けるよりも、手ごろな値段の複合機を1台置いた方がトータルコストや省スペースの面で優れているという判断です。

そのほかの機能では何を重視しましたか？

ダイチ　選ぶ対象としては、高速印刷が得意なレーザー複合機に絞っていました。これまで事務所ではインクジェットプリンタを使っていたのですが、インクの減りが激しく、補充が面倒でしたので。

職場で事務機器を購入する場合、どういう視点（コスト、業務効率など）で購入したいですか？

ダイチ　事務所における紙の印刷枚数は従業員1日当たり15〜20枚です。1枚当たりの印刷コストを下げて、小さい事務所のスペースを有効活用することを考えていました。それに見合ったメリットが得られる複合機であれば、購入したいと思いますね。

これで総務の決裁は取れると思いますか？

ダイチ　事務所ではこれまでもブラザー製品を使っていたので、社員が操作性や液晶パネルのボタンの配置に慣れています。またアフターサービスの手順もきちんと把握できているため、トナーの入れ換えや故障時の対応などで時間を取ることはありません。これまでの使い方をそのまま応用できる製品なので、複合機の入れ換えによって業務効率が失われることはありません。これらの点で決済は取れると思っています。

　まとめると、ダイチのビジネスプリンタ／複合機選びのポイントは、（1）これまで使っていたメーカーの機種を選ぶことで、同じような使い勝手や操作性が実現する、（2）小さな事務所にも設置できるコンパクトボディ、（3）複合機の導入で、別々に設置していたファクスとプリンタの無駄をなくす――という3点でした。総務部のイーノさんはこう感じたようです。

　次回以降は、クミ、リエが何を選んだかを追っていきます。