すぐできることから始めてみる：Biz.ID Weekly Top10

業務効率を上げるには、すぐできることから着手してみると意外な効果が得られるかもしれません。

　今回の1位は「ほかの手帳でやれたらやってみやがれ」――糸井重里さんが語る、ほぼ日手帳3つの魅力でした。2011年版の手帳が続々とリリースされる中、先週に引き続き読者の関心が集まったようです。11月1日には、ほぼ日手帳「初」となるビジネス版「WEEKS」も発売されます。ビジネスシーンで「ほぼ日手帳を」と考えていた人にとっては朗報ではないでしょうか。

　雑誌を買わなくなって久しいのですが、とある人に勧められ、『THE21 2010年11月号 リバウンドしない「整理術」入門』を購入しました。誠 Biz.IDで扱うテーマとも近く、すぐに実践できそうなことがあったので、早速やってみることに。意識したのは「スキマ時間を有効に使う」「気を散らす要因を排除する」の2点です。

スキマ時間を有効に使う

　目下の課題が「iPhoneにかまいすぎ」なことでした。ヒマがあれば常にiPhoneをいじってしまうのですが、この時間を少し減らし、ほかのことに有効活用したいと考えていました。

　同誌では、経営コンサルタントの小宮一慶さんが「スキマ時間でやることを最初にリスト化する」ことの効用を述べています。（1）「自由な時間」を探して仕事を割り当てる、（2）やる気が低い時間でもできる仕事はある――という部分が腹に落ちたので早速、

1. 電車通勤時は、ノートを使って仕事のToDo整理と1日の振り返り
2. iPhoneを使った情報収集は、仕事が一区切りできた時のみにやる

　という2点を徹底。すると仕事のメリハリが付き、「記事を1つ完成させた後は、情報のクリッピングなどをやる」など、集中力が高い時と低い時で着手する仕事を変えられるようになりました。仕事を可視化し、優先順位やタイムスケジュールをざっくりと書き出し、振り返ることで、どの時間にどの仕事をすべきかを考え、なるべく無駄な時間を過ごさないようにするという意識が芽生えてきました。

気を散らす要因を排除する

　最近、デスク周りが散らかり、片付けに手が回っていませんでした。こうした状況では集中力も散漫に……。また常にインターネットに接続していると、仕事に関係のないWebサイトを見てしまうといった無駄も多々生じていました。

　本誌で日本初の“かたづけ士”と紹介されている小松易氏。インタビューの見出しは「整理と整頓の使い分けが片付けの好循環を生む」「デスクは作業する場であり、モノを置く場ではない」でした。まさに今自分がやるべきことを指摘されたようになり、慌ててデスク周りを片付けてみました。

1. ため込んでいた資料は思い切って捨てる（経験上、90％以上の資料は見返すことがない）
2. 必要がないと判断した紙の資料は、その日のうちに思いきってゴミ箱に

　身の回りを整理するだけでも、すっきりとした気分になり、集中力が持続する気がします。資料も併せて整理してみると、2年前の資料なども眠っていたもよう。当時「記事執筆に役立つかも」と思っていた資料を数年ぶりに発見するなど、実は保管している資料の大半はいらないものということが分かり、思いきって処分することに。結果として「今この情報がほしい」という時に、すぐさま資料を探し出せるようになりました。「デスク周りに余計なものを置かない＝仕事に集中できる環境を作れる」と実感した次第です。

　「業務効率を上げたい」「集中力を持続させたい」といった課題には、こうした日々のちょっとした整理や片付けを習慣化し、積み重ねることが効いてくるのかもしれません。

取りあえずモノをなくしてみた藤村のデスク（左）と藤村の机から見たT編集長のデスク。「せっかくきれいにしたので、こちらの領域にモノがなだれないようにしてくださいよ」と念を送っているのは秘密です