デメリットを逆転！　Webメールならアウトソーシングがおすすめ：今さら聞けないWebメール

Webメールのメリットは、PCや携帯電話などの端末を選ばず、どこでも受信できること。特にサーバ上に蓄積したメールを閲覧するIMAP形式の場合はそのメリットを享受できる。一方、サーバの管理がデメリットになり得る。こうしたデメリットをどうしたら軽減できるだろうか。

　サーバ上でメールを管理するIMAP方式の場合、いちいちクライアントPCのメールソフトにダウンロードするPOP方式よりも情報漏えいの危険性も少ない。PCが故障したときも、Webブラウザさえ利用できれば、特に難しい設定をすることなく継続してメールを受信できるのである。

　前回、前々回とWebメールの仕組みや、メリットをお伝えしてきた。しかし、メリットがあればデメリットがあるのが世の常。Webメールにもデメリットやリスクがあるのだ。今回は、こうした問題を意識した上で、どう危険性を少なくしたり、回避していくかを考えていこう。

Webメールのデメリット

　Webメールのメリットは、何と言ってもPCや携帯電話などの端末を選ばず、どこでも受信できること。特にその都度メールサーバにアクセスして蓄積したメールを閲覧するIMAP形式の場合は、サーバ上のメールボックス容量に応じて過去のメールも閲覧できるのが強みだ。

　サーバ上でメールを管理するIMAP方式の場合、いちいちクライアントPCのメールソフトにダウンロードするPOP方式よりも情報漏えいの危険性も少ない。PCが故障したときも、Webブラウザさえ利用できれば、特に難しい設定をすることなく継続してメールを受信できるのである。

　とても便利なWebメールだが、基本的なデメリットもある。まず、インターネットにつながらない環境ではメールを参照したりアドレス帳を確認したりできないこと。Webブラウザを利用してメールボックスにアクセスするので、インターネット接続しないことにはどうにもならない。

　また、サーバがメール関連の処理をすべて行うWebメールだからこそ、サーバの管理がデメリットになり得る。例えば、サーバの障害によってデータが破損するケース。こうした場合、社内のサーバや人員だけでWebメールを運用していると、復旧に時間がかかったり、多くの人員を割くことになり、結局コストに跳ね返ってくる。

アウトソースするメリットは

　もちろん、サーバのバックアップをこまめにとることである程度の被害は抑えられるが、それでもバックアップサーバ分のコストは必要になる。また、復旧にそれなりの時間がかかることになるのは変わらない。

　こうしたデメリットを解消するには、アウトソーシングである。Webメールシステム自体をアウトソースすることで、社内サーバ分のコストやサーバの運用にかかわる人員のコストも減らせる。また、法人向けWebメールサービスには、バックアップサービスをオプションで提供しているものも多い。あわせて申し込めば、事業の継続性はぐっと上がるわけだ。

　アウトソースするメリットは、サーバの運用費だけではない。企業がメールシステムを導入する場合、社員数に応じたシステムの拡張も必要だ。最近はアカウント数や容量ごとに細かな料金プランを設定しているSaaS（Software as a Service）型のWebメールサービスも増えている。こうしたSaaS型サービスを利用することで、効率的な拡張も可能だ。

　このほか、専用のデータセンターで24時間365日の有人監視を行うようなWebメールサービスも存在する。自社内で同様の有人監視を行うよりもコストを抑えることができるので、こういった点もアウトソースするメリットになりそうだ。

　コストを抑えたり、セキュリティ面での強化を狙ったりする場合は、アウトソーシングも十分に選択肢に入るはず。もちろん厳格に自社内で運用せざる得ない場合もあるだろうが、上記のメリット・デメリットを踏まえて、Webメールサービスを選択するといいだろう。

　次回は各社のサービスを比較する予定だ。