業務連絡に効果を発揮――ビジネスメール「1の法則」：研修に行ってこい！

ビジネスメールもいろいろな作法がありますが、大人数に伝えるべき連絡事項などの内容を効果的に伝えるのが「1の法則」。ぜひお試しあれ。

　ビジネスメールを作成する時の「1の法則」をご存じですか？　多くの人に伝えなければいけない連絡事項などの内容を効果的に伝えられるのが特徴です。今回は、この「1の法則」で最も大事な「1往復半で完了する」具体的なケースでお伝えします。

1の法則

　メールを送った相手から、早く返信が欲しい時に威力を発揮するのが1の法則。そのポイントは、次の3つです。

1つのメールに用件は1つ　1つのメールに複数の用件を盛り込むと、早く回答できるものとそうでないものが混在することになります。そうすると、早く回答ができるものまで、後回しや、回答を忘れてしまうことにつながります。1メール1件にすることで、回答しやすくなるのです。

1画面に収まる工夫　メールを開いて情報量が多いと、「この件は時間がかかりそう」という印象を持ちます。反対に1画面に収まっていれば、「すぐに対応できる」と感じ、対応しやすいのです。

1往復半で完了　送り手（用件）→受け手（回答）→送り手（お礼メール）というシンプルなやり取りが目指すイメージです。しかし、受け手が判断しにくいメールや、確認、質問が出るメールでは、複数回のやり取りが必要になります。相手が判断しやすい、回答しやすいメールを作成することを意識することで、やりとり回数を減らすことができます。

　1の法則で工夫が必要なのは、「1往復半で完了」できるメールです。1対1はもちろんですが、1対多の時（連絡事項など）にこのメール作成の方法が威力を発揮します。ここからは、1対多のケースをご紹介しましょう。

　一見何も問題なさそうなメールです。恐らく、日曜日に出社予定がない人は、スルーするメールではないでしょうか？

　しかし、たまたまその日に出社する人や、関連機器の管理責任者は、いくつか疑問が湧いてきそうです。例えば、

• 電気を使わない作業をするための出社はしても良いのか？
• 建物内にいても大丈夫なのか？
• 電子（電気）機器の取り扱いでやるべきことはないのか？

　などです。このような疑問を複数の人が持つと、メールでの問い合わせが増え、その都度メールへの返信が必要となります。これでは、問い合わせる側にとっても、対応する側にとっても時間のロスにつながります。

　また、スルーしてしまった人の中に、後から問題が発生する可能性もあります。

　そこで、1対多のメールでは、

• 読み手の注意を喚起し
• 具体的に何をすればよいのか

　を明確に伝えなければなりません。

　それでは、メールに改良を加えてみましょう。

　改良ポイントを太字で表現しています。次の点に留意しました。

• 見落とし防止：件名に、このメールが誰に関係あるのかを明記
• 何をすればいいのか：対応が必要な人が、具体的に何をすればよいのかを明記
• 注意喚起：添付ファイルを見てもらうために、見落としがちな点に注意喚起（冷蔵庫の例など個別例を明記）
• 対応後のアクション：メール返信を依頼し、対応してもらえたかを確認

　いかがでしょうか？　これで、必要な人と1往復半のメールのやり取りができ、関連する機器の取り扱い上の見落としが減らせ、なおかつ、当日出社する間違いを防げるのです。

　このように、行動を取って欲しい相手を具体化し、その相手の行動をイメージした上でメールを作成すると、より伝わりやすくなります。相手の行動をイメージしたメールを作成するためには、3つのコツがあります。

1. 自分が困ったネタをストックしておく
2. 日頃から観察力を磨いておく
3. 要約力を身につける

　次回はこの3つのコツを、少し詳しくご紹介しましょう。