ツールで「ダブルブッキング」を防ぐ知恵：あなたの不安、見積もります

ダブルブッキングが発生するのは、あなたがだらしないからではありません。使っているツールが悪いのです。足りないのはあなたのマネジメント能力ではなく、ツールのマネジメント能力なのです。

　スケジュール管理のためのツールは、今や人の数だけ存在しているように思えます。選ぶのに困るほど多くのツールの中から、自分が使うべきものを選ぶための基準はどこにあるのでしょうか。

　ダブルブッキングが発生するのは、あなたがだらしないからとは限りません。基本的には、使っているツールが悪いのです。足りないのはあなたのマネジメント能力ではなく、ツールのマネジメント能力かもしれないのです。

　トラブルが発生しない限りは同一の予定管理ツールを使い続けてもいいでしょうが、ダブルブッキングのような事態が起こったらツールを変えるべきでしょう。その際に、

1. 「ほぼ日手帳」を使っていたらダブルブッキングが起こってしまったから、「Googleカレンダー」に移行した
2. しばらくGoogleカレンダーを使っていたらダブルブッキングに見舞われたから、ほぼ日手帳に移行した
3. 1に戻る

　こんな馬鹿げたループに陥らないためにも、「なぜこのツールは自分に合わなかったか」をきちんと確認しておくことは必須だと言えます。また、どのツールを使ってもダブルブッキングが発生するというのであれば、そもそも引き受けている仕事量があなたのキャパシティをオーバーしているのだと言わざるを得ません。

　とはいえ、当面の間ダブルブッキングを発生させないという目的では、ありきたりですが次のツールが役に立つでしょう。

デジタルツール

• Googleカレンダー（参考記事：仕事の優先順位付けなら、Googleカレンダーなのだ）
• Refills（参考記事：「手帳のこだわり」をiPhoneに持ち込めるカレンダーアプリ）

アナログツール

• 「超」整理手帳（参考記事：“大きく”変わった――2010年版「超」整理手帳）

　これらのツールの特徴は、まず、入力場所を選ばないということです。持ち歩けるサイズに収まっている、ということですね。

　それから、最新情報への更新速度が十分である、ということです。これは、アナログであれば当たり前のことですが、デジタルでは注意が必要です。「データ同期の速度」というのは、特にスケジューリングツールには大事な条件です。新しい予定を入力しようとした際、最新の予定表が表示されなければ、ダブルブッキングを防ぐことはできないからですね。スケジューラーを開いたとたんに同期が始まったとして、即座に終わるくらいでなければいけないわけです。

　同期の速度と並んで重要なのが、一覧表示における視認性の良さです。予定を入力するときは、月表示などのビューを利用することが多いでしょう。一覧表示すれば当然、文字のフォントは小さくなります。すると予定を見落としやすくなるので、ダブルブッキングの危険が高まります。

　アナログの手帳にはこうした問題はありませんが、ダブルブッキングが起こりそうになっても、それを防ぐ機能がありません。17時〜18時に予定が入っているのに、17時45分に新しい予定を入れようとしたとき、その入力に「待った」をかけてくれるのは自分の注意力だけです。

　このように、どんなツールを使ったとしても、ダブルブッキングの危険性をゼロにすることはできませんが、「最新情報の反映に手間取らず、視認性がよいツールを使う」ことで、そのリスクを小さくすることはできるのです。

筆者：佐々木正悟

　心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』、『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ！−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。

新刊『EVERNOTEハンドブック』いつでも、どこでも使える「第2の脳」の徹底活用法

　内容がアップデートされていく電子書籍『EVERNOTEハンドブック』が発売になりました！

　詳細はこちら