大量のメールをうまく読み切るのだ：シゴトハッカーズ（2/4 ページ）

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

はい。佐々木さんがGmailを活用するオンライン派だとすれば、僕はオフライン派です。使うツールはBecky！です。まず、届いたメールのうち自分あて（＝To：自分のアドレス）のものだけが受信トレイに入り、それ以外（＝CCやBCC）は「ゴミかもフィルター」というフォルダに振り分けられます。

　→振り分け法は「たった3つのフォルダでメールの洪水から逃れる分類法」も参照

　受信トレイを見て、即返信ができるものはしますが、それ以外はどんどん「未処理」というフォルダに移していきます。その後、毎日15分ほど確保している「メール返信タイム」になったら、「未処理」フォルダをのぞいて、返信を書いていきます。その際も、15分という時間枠があるので、「これは書ききれない」と思ったメールについては、途中まで書くなり、書こうと思っている内容を個条書きに列挙するなりして、いったん閉じます。その際、それで忘れてしまわないように、続きを書けるころ合いを見計らってBecky！のリマインダーをセットします。その時間になれば、書きかけのメールが開くので、返信を促されるわけです。

少しずつでもアクションをしてしまうのですね。

このようにして、15分で処理しきれなかった要返信メールについては、タイミングを改めたうえで向き合うようにします。返信をサボっていると、どんどん要返信メールのウィンドウが開いてしまうので、それを防ぎたい、という気持ちも手伝って素早く返信するように心がけるようになります。

ここまでのお二人のやり方が、（1）のビジネスメールですね。自分が「To」に入っているメール、と理解していいでしょうか。

　まずはビジネスメールかどうかを、できるだけ自動で判別して、ビジネスメールは、おっしゃるような方法で処理すると。では、(2)メルマガやメーリングリスト（返信は不要だが目を通しておくべきメール）のほうは、どうするのがいいでしょうか？

まず、いうまでもなく優先すべきはビジネスメールですから、その処理のプロセスにメルマガやメーリングリストのメールが混入しないようにする必要があります。工場でいえば、ラインを分けるような感じです。

　具体的には、そういったメールはBecky！では受けずに、受けたとしても受信トレイに現れないように自動振分してしまう。メルマガであれば、Gmailのメールアカウントに登録しておいて、Gmailで読むようにします。とはいえ、僕自身はGmailを開くのは一日に一度だけで、そのときに後で説明する方法でメールを一括処理するという事情があるため、メルマガやメーリングリストをどこで読むかというとケータイです。Gmailのフィルターで転送するように設定しているのです。こうすることで、移動中やちょっとした空き時間に読むことができます。

　ビジネスメールが主食なら、メルマガやメーリングリストはサプリメントのようなもの。空いた時間にカバンの中から錠剤を取りだしてボリボリ、という感じです。究極的にはサプリは食べなくてもいいようなものですから、結果として読めなくても支障はないでしょう。そして、ケータイにメールがたまってくると、何となく気分が悪いですから、自然と読み切れるだけの分量に抑えようとします。これは、水筒を持ち歩くのに似ているかもしれません。

メルマガなどとビジネスメールはアカウントごと、分けるのですね。佐々木さんは両方Gmailですか？