コラム

“PCで仕事”を速くする：

3つの観点でファイルを整理する管理法 (1/4)

どのファイルをどのフォルダに入れるか？ 意外とこれが難しい。“ファイルの一生”を意識して、うまく管理する方法。

　前回はメールの分類管理法を通して、PCを使った仕事の効率アップ法を提案した。今回は、ファイル、フォルダの管理法を紹介して、一目置かれるPC活用法を目指そう。

1. その1〜メールの洪水から浮かび上がる分類法
2. その2〜ファイルの山から拾い出せる書類管理法
3. その3〜作業を早業に変えるPC操作法

ファイルの状態で管理を考える

　PCを使って仕事をするときに、誰もが一度は悩むこと。それがファイルの整理法だ。細かくフォルダを分ける人、丁寧にファイル名を付ける人、あとで検索すればいいやと割り切る人──。方法は人によってさまざまだ。

　これまでファイルの管理法というと、「こんなファイル管理ソフトを使うといい」「フォルダの作り方はこうする」「こんな機器を使ってファイルを管理する」といった説明が多かった。しかしその通りにやってみても、どうもうまくいかない──と思った人も多いのでは。今回は、ファイルのライフサイクルの中の状態で分類することを提案しよう。

ファイルの一生

　ファイルはどうやって生まれて、どうやって死んでいくんだろう？ アプリケーションを立ち上げて新規作成して生まれることもあれば、メールで添付されて人から送られてくることもある。生まれたてのファイルは、何度も開いて作業する。手がかかる子供のようだ。

　編集が終わったり、見終わったりしたファイルは、フォルダ分けなどして、分類する。その目的は、後で見直すため。だから見つけやすいことが重要だ。ついでにしっかりもののビジネスパーソンなら、バックアップも忘れずに。だからバックアップしやすいことが大事だ。

　最後には、古くなって見ることもなくなる。削除されたり、アーカイブされてDVD-ROMやサーバの奥深くに眠ることになる。さようなら、僕のファイル。

[斎藤健二，ITmedia]

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