第40回「いる？　いらない？　メールを削除する基準を考える」：研修で教えてくれない！

「ちょっと相談があるんですけど……」「何だ？」「年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、どうしてますか？」

　大手総合商社・メデア商事の新人・小林ケンタが先輩・高柳ワタルに相談にやってきた。

小林　高柳さん、ちょっと相談があるんですけど……。

高柳　何だ？

小林　年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、高柳さんはどうされてますか？

高柳　オレ、メールは全部そのまま残してるんだよ（苦笑）

小林　えっ、そうなんですか？

　業務で使うメールの量は膨大である。しかし基本的にはテキストデータであることから、現在の「大容量HDD時代」では、わざわざ過去のメールを削除する必要はないかもしれない。

高柳　もちろん、数年前のメールなんて読み返すことはないだろうし、そもそも情報管理の観点から言えば、メールも情報資産なわけだから不要なメールは削除した方がいいとは思うんだけど、何を消して何を残すかで悩んじゃって結局そのままなんだ……。

小林　高柳さんでもそうなんですか。

高柳　古いメールを圧縮したりしてアーカイブしとくというのも考えたんだけど、圧縮しちゃうと検索できないだろ？

小林　そうですよね。検索できないくらいだったら、削除しても同じですし。

高柳　そうそう。それで結局手付かずのまま、もう何年も放っておいてるんだ。

小林　実は僕、ちょっと考えてみたんで、それでいいかどうか高柳さんに確認してもらおうと思って。

高柳　へえ〜。それはぜひ聞かせてくれ。

　小林はちょっとうれしくなって自信満々に説明を始めた。

小林　えっと、基本的には案件として完了しているメールのみを対象にして、まだ進行中の案件は全て残しておきます。

高柳　それは分かる。

小林　次に、完了している案件に関するメールのうち、添付ファイルのあるメールは削除します。

高柳　なぜ？

小林　添付ファイルで本当に必要なものであれば、既に別の場所に保管してあるはずですし、もしメール本文も残しておく必要であれば、それはテキストデータとして保存し、保管済みの添付データと一緒にメモとして保管しておけばOKだと思うんです。

高柳　なるほど、確かに。

小林　それから、ccで自分に来たメールは削除。toで自分に届いたメールだけ残す。

高柳　おお、それはいいアイデア！

小林　でしょ？

　メールのtoとccの意味は分かっていても、本来の意味どおりに使われていないケースは珍しくない。しかし、小林のアイデアに限らず、toで届いたかccで届いたかによって受け取った側の処理が変わるケースは珍しくない。

　改めてtoとccの使い分けに注意しよう。