成功率100％のオフィス移転マニュアル──移転の手順と費用：新しいオフィス環境──オフィス移転、レイアウト変更のポイント

オフィスの移転は、検討開始から完了まで3年といった大規模なものから、 1カ月半で実施に至るようなものまでさまざま。 今回は移転の際にやるべきことを時系列で捉えてもらうためオフィス移転の大まかな手順とスケジュールを紹介する。また移転費用の目安と簡単な試算方法もあわせて見てみよう。

　一般的な移転の手順は、（1）移転検討フェーズ、（1）ビル選定フェーズ、（3）移転実施フェーズの3つに分類できる。まずは前回述べたように、さまざまな検討段階を経た上で移転計画をまとめるところから始めよう。また、この段階で大まかなスケジュールも立てておくと進行がスムーズになる。その後、ビル（物件）選定のフェーズを経て、新しいオフィス物件の賃貸借契約を交わしたのち、いよいよ移転実施のフェーズに入る。新しいオフィスのレイアウトや内装仕様などを決め、引っ越し準備、社員への移転説明などさまざま業務を経て、移転当日を迎えるというわけだ。

手順とスケジュールを把握しよう

　時系列で見た場合、移転の8〜12か月前には検討を開始、7〜8か月前には移転計画書を作成するというのが一般的だ。また、今のオフィスビルへの解約予告は、新しいオフィスが絞り込めたころに提出するようにしよう（通常は6か月前通知）。このとき、原状回復の確認を忘れずに。なお、退去する際の基本ルールは賃貸借契約書によるので、内容の再確認をして調整に臨むよう心掛けたい。下図に手順とスケジュールをまとめたので、その他の項目についても参考にしてほしい。

移転費用を試算して、予算と資金の目安をつける

【PDFをダウンロード】計算機能付きの「移転費用試算シート」。PDFとして開いたら、坪数や人数を記入すれば概算費用が計算されるようになっている

　オフィス移転をする場合には、新オフィスの契約費用、入居時の内装・設備工事、新規購入する家具やインフラ関係、それに引っ越し費用などと、まとまった費用がかかってくるものだ。

　旧オフィスへの出費は預託金などから原状回復にかかった費用が引かれて返還されることになっているが、退去後すぐに返還はされない（原状回復工事終了後の返還となるため、実際に戻ってくるまでに2〜3カ月はみておく必要がある）ので要注意。すぐに動かせるお金ではないということを認識し、余裕を持ったキャッシュフローを組んでおきたい。

　なお、オフィスの移転費用については、一般的に1坪あたり20万〜40万円といわれているが、規模やグレードによって金額は定まりにくいもの。とはいえ、移転費用としてどのくらいの金額を準備すればいいのかを事前に知りたいという場合には、右図の移転費用試算シートを参考に試算してみるといいだろう。