モノクロよりカラー印刷の方が安い!?――リコーハイブリッド複合機「IPSiO GX3000SF」
「ビジネスに使えるカラープリンタが欲しいが、本体も高いしランニングコストも心配……」そんな悩めるオフィスに朗報だ。FAX、プリンタ、スキャナ、コピーの1台4役をこなすリコーのハイブリッド複合機なら、モノクロよりも安価にコピー＆プリントできる。
帝国平成商事は、社長のほか社員は4人しかいない小さな会社だ。給料日直後の金曜日、夜7時。しかし、なぜかPCの前で頭を抱えている新人の渡辺浩徳に、社長の佐々木圭が気が付き、声をかけた。
佐々木 渡辺くん、まだ準備できてないの？ もうみんな、先に飲み屋さんに行っちゃったわよ。
渡辺 ごめんなさい、社長！ 先に行っててもらえませんか？
佐々木 あら、仕事まだ終わってなかったの？
渡辺 月曜日、朝イチで会議があるじゃないですか。さっきその資料の印刷を河野さんに頼まれたんですが、ちょっと迷っているんです。
佐々木 印刷するだけなのに、何を迷ってるの？
渡辺 50ページもある資料で、グラフや表の入ったページが結構たくさんあるんです。グラフ入りのページはカラーで出したほうが見やすいと思うけど、どうしようかと思って……。今、カラーで印刷するページと、モノクロで印刷するページを分けようかと悩んでいたところなんです。社長、何ページくらいまでならカラーで印刷してもいいですか？
佐々木 ……ちょ、ちょっと待って渡辺君。どうしてそんなに面倒なことをしているの？
渡辺 だって、河野さんが「カラー印刷はランニングコストが高い。モノクロなら1枚7〜8円で済むのに、カラーだとその倍くらいコストがかかるから、できるだけカラー印刷はするな」って、口癖のようにいつも言っているから……。
河野は、新人の渡辺にイチから仕事を教え込んでいる教育係だ。渡辺の中では、河野の言葉は絶対らしい。
モノクロ印刷よりも、カラー印刷のほうが安い!?
佐々木 いやねぇ、河野君はそんなこと言ってたの？ このプリンタならそんなことはないのに。
渡辺 そんなことはないというと……カラー印刷はコストが倍、じゃないんですか？
佐々木 リコーのハイブリッド複合機は、カラー印刷がモノクロ印刷よりもコストが安いの。写真やグラフ入りの資料を印刷した場合、カラー印刷で1枚5.4円、モノクロ印刷でも5.5円。レーザープリンタのモノクロ印刷よりも断然安いのよ。
レベルカラー印刷は、ランニングコスト削減に強さを発揮する。カラー印刷はもちろん、ドキュメントによってはモノクロ印刷よりも安価にプリントが可能渡辺 えっ、どうしてカラーがそんなに安く印刷できるんですか？
佐々木 ハイブリッド複合機には、『レベルカラー印刷』という、印刷する文書の内容に応じてインクの濃さの制御をする機能があるの。写真や図が入った文書を印刷するときに、文の部分と写真や図の部分を分けて認識し、文のところは黒インクでクッキリと、写真や図のところは濃度を落とすから、インクの使用量を上手に節約しながら読みやすいカラー文書を印刷できるわ。
渡辺 レベルカラー印刷というのだと、安く印刷できるんですね。僕のPCでも、できますか？
佐々木は渡辺のPCの画面をのぞきこんだ。「プリンタドライバを開いてみて。ほら、ここに『レベルカラー印刷』っていう項目があるでしょ？」
ドキュメントの内容に応じて、最適な濃度制御を行う「レベルカラー印刷」は、ジェルジェットテクノロジーを採用したIPSiO GXシリーズの大きな特徴。文字はクリアなままで、イラストやグラフなどの画像はインク濃度を落として印刷できる。インク使用量を抑えつつ、モノクロ印刷よりもグッと読みやすいプリントができるのだ佐々木 それから渡辺君、カラーとモノクロを分ける必要はないからね。このプリンタでまとめて印刷して大丈夫よ。ファーストプリントが速いから、PCで印刷ボタンを押してから1枚目を印刷するまで10秒くらい。両面印刷でも1分間に20ページだから、ページ数が多い文書でも安心してプリントしてね。
ハイブリッド複合機なら、省スペース＆省エネ
佐々木 渡辺君、この複合機はプリンタ機能の他に、コピー、FAX、自動両面原稿送り装置付きのスキャナ機能も付いてるの。それは知ってるわね？
渡辺 はい、FAXは使ってますが、スキャナ機能があるなんて知りませんでした。自動両面原稿送り装置って何ですか？
佐々木 自動で原稿が送られる装置のことよ。コピーやスキャナを使うときに、付きっきりで1枚ずつ紙を入れていたら時間がかかって大変でしょう？ハイブリッド複合機の場合は、コピー時もスキャニング時も両面原稿が自動で送れるから、セットしたら自分の仕事に戻れるわよ。
渡辺 そうだったんですか。初めて知りました。河野さん、そんなことは教えてくれなかったなあ……。
佐々木 前はFAXとスキャナとプリンタを別々に置いていたんだけど、渡辺君が入社することになったので、机を置けるスペースを作るためにこのプリンタにしたの。
渡辺 社長、試しに印刷してみていいですか？ 紙が足りないようなので、給紙してきます。……あ、このプリンタ、前面から給紙できるんですね。
佐々木 そう、給紙だけじゃなく、インクの入れ替えも全部前面からできるから、壁際に付けて置けるの。特にインクの入れ替えは簡単で、家庭用インクジェットプリンタと同じ感覚でできるわよ。
渡辺 インクジェットプリンタなら、家にもあるので僕も使い方は分かります。
佐々木 もう1つ、インクジェットプリンタ並にいいことがあるのよ。レーザープリンタは仕組み上、どうしてもたくさん、約1000Wくらいの電力を必要とするの。でもハイブリッド複合機なら、消費電力は一般的なインクジェットプリンタと同じく60W以下。消費電力が少ないから家庭用電源でも安心して使えるし、当然熱も発しない。渡辺君、このプリンタの近くにいるとき「プリンタが発する熱で暑くてたまらない」なんて感じたことはないでしょう？ うちの事務所みたいに狭いところだと、熱問題は切実だから、買うときにそこもチェックしたのよ。
渡辺 たしかに、全然熱くないですね。よかった、これで安心して資料を印刷できます。ありがとうございました！ じゃあ社長、印刷が終わったら、僕は後から店に行きますね。
佐々木 あっ、そうだった。すっかり話し込んでしまったわ……。渡辺君、いくら印刷が速いからといっても、これ以上遅れたらみんなに怒られるわよ。
プリンタ、複合機の運用管理におけるコスト削減
・ランニングコストをあなどるな
「コスト削減」の観点からOA機器などを考えた場合、やはりその中心は、導入時にかかるイニシャルコストと捉えられがち。しかし、導入後にかかるランニングコストも軽視してはいけない。最近では、情報セキュリティや内部統制の観点からも、プリンタやコピーについて使用制限を設け、使用回数そのものを管理・軽減する流れも出てきているようだ。では実際、日々の業務の中でどのようなことに注意すればコスト削減を実践できるのか？ SOS総務の「経費削減」のコラム執筆者でもある株式会社コスト削減総合研究所代表取締役社長の村井哲之さんは、“プリンタや複合機の運用管理”におけるコスト削減について、次のように指摘する。
「まずは用紙などのムダをなくすこと。それにはメーカーを統一することです。カラーコピー機はメーカーが違えばその機種ごとに紙を替えなければならないケースがありますが、これが統一できると紙のまとめ買いができ購入コストが下がります。また、多くの会社は複合機が置いてある部署ごとに、紙がなくなったら自由にオフィス通販会社などへ発注させていますが、オフィス通販会社の送料無料の発注金額ゾーン（2000円や3000円）に入るための過剰発注は、必ず過剰在庫につながります。在庫の確認不足によるダブりなど、必要のない発注も過剰在庫の原因です。コスト意識の高い会社は、複合機の購入先メーカーや販売会社の統一はもちろん、その販売会社に機器のメンテナンスの一貫として各部所を回ってもらい、部署ごとの消費状況に合わせた紙の適正在庫管理を依頼するなどして、このようなムダを省いています。
一方、プリンタはカラーコピーと違って1枚15〜35円のようなカウンター料金の設定がないケースもあるため、使用枚数も増えがちで管理もいい加減になっています。ここにも大きなムダがあります。この点については、社内カウンター制（1枚の料金単価を設定）を採用し、社内のコスト意識を高めてムダな使用をなくすなどの対策が考えられます」
・CSRにもつながるコスト削減
また、プリンタや複合機にかかるコストという形では認識されにくいものではあるが、企業全体のコスト管理を考える総務部門としては、使用電力などについても意識を持ってほしいと村井さん。コストの意識はもちろん、「省エネ（コスト削減）＝CO2削減」という意識を持つことで、CSRや環境対策など経営的課題の対策にもつながっていくからだ。
「電気代のコスト削減に取り組んだある企業では、40店舗中、8店舗で対前年比10％以上のムダな電気の削減に成功。8店舗合計の1か月間の削減電気使用量は88.243kWh、金額にすると約110万円という結果を得ました。これをCO2の量に換算すると3.4tの削減。さらにそれを吸収する杉の木として換算すると実に2397本という数字になります。この結果に彼らのモチベーションは高まり、全社がCO2削減に目覚めてしまったのです」
ここ最近、チームマイナス6％に加入するなど、地球温暖化への貢献をうたう企業も増えており、休憩時や使用していない部屋の消灯、退社時にはOA 機器のコンセントを抜くなどの取り組みも行われているという。1kWhの省電力はCO2の0.4キログラム削減につながる。やれば必ず成果が出るコスト削減。まずは、身近なところから見直してみてはいかがだろう。
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