「インクジェットプリンタ専用封筒」で月末の発送作業を効率化：カマタ式「極楽文具」

月末は請求書の発行や資料の送付など、一時的に発送作業が増える。手書きも味があるが、「インクジェットプリンタ専用封筒」を活用すれば発送作業を効率化できる。書き直しも簡単だ。

　月末になるとレギュラーの仕事に加えて、請求書の発行や資料の送付など、一時的に事務処理が増える。長い間、人と何かの約束をするときに「月末で忙しいから、翌週に」と言われる意味がさっぱり分からなかったのだが、今ではそれが理解できる。いつしか自分も当事者になっていた。

　2006年秋まで、請求書も封筒もすべて手書きだった。書いた直後に金額の調整があったり、かかった経費に漏れが見つかると、すべて書き直し。書くことは嫌いではないのだが、最近では項目も詳しく書くことが求められるので、そろそろ手書きからPCによるプリントアウトに移行していい時期かと思い、取引先に相談して、変更した。ちょうどそのころ、気に入ってまとめて購入していた封筒のストックがわずかとなり、封筒を探すタイミングと重なった。

　条件は「白くて中が透けず、請求書の用紙A4を入れるのに適したサイズ」。そうして見つけたのがハートの「インクジェットプリンタ専用封筒」である。「洋長3」（120×235ミリ）で、A4が三つ折りでぴったりと入る。いろいろとデザインに凝ってもみたかったが、PCの関係で使えるソフトが限られていることもあり、シンプルにWordのテンプレートを使ってみた。いくつか試みたが、左上に小さく自分の住所、氏名、中央に宛先というレイアウトが気に入った。なお、こうしたテンプレートはハートのサイトから無料でダウンロードできるようにもなっているので、利用してみるのも手だ。

10枚入もあるが100枚入は箱に入っているため、保管が容易

定形郵便の最大サイズで、A4が三つ折りで無理なく入る

筆者はここにカットした洋長3サイズのコピー用紙と、プリンタラベルを入れてある。封筒との間にオレンジ色の用紙を入れて仕切った

あえて目立つ色で仕切ることで、必要なものをすぐに取り出せる

　実際に使ってみると、封筒にダイレクトに印字できるのは思っていた以上に快適。見た目にスマートなだけでなく、書き間違えることもない。また、先方の都合で金額や項目の変更が生じ、請求書を再発行しなくてはならなかったときも、データを上書きし、封筒にすぐにプリントアウトできる。あとは投函するだけ――というわけだ。たったこれだけのことだが、請求書の書き直しというマイナスな気持ちを引きずることがなくなったのは大きな効果だ。かえって「インクジェットプリンタ専用封筒と宛名データの組み合わせは最強」とさえ思えてきて、マイナスをプラスに変えられるのである。

　宛名書きのレイアウトを統一するとインクジェットプリンタ専用封筒でなくとも効率が上がる。筆者は仕事で資料を送る機会が多いのだが、どんな封筒を使っても「洋長3」のフォーマットにするようにした。こうしておけば、例えば宛名の下の「請求書在中」を「資料在中」にラベルを変更するだけでいいのだ。インクジェットプリンタ専用封筒ではないとダイレクトに印刷できないが、封筒のサイズと同じ「洋長3」に合わせてコピー用紙をまとめてカットしておくとレイアウトを変更せずに使える。その上、このサイズならどんな形状の大型封筒にも貼りやすい。

　カットしたコピー用紙は封筒から剥がれないよう、しっかりと糊付けしよう。おすすめは以前紹介した「ドットライナー パワー」だ（2006年11月の記事参照）。大型封筒もこれでしっかり封ができる。また、A4サイズのプリンタラベルも便利である。ノーカットタイプから3枚のラベルを取ることができる。若干長さが足りないが、筆者のプリンタではレイアウトをいじらずに問題なくプリントできたため、まとめてカットしてある。ここまでしてあれば、発送まわりのわずらわしさがかなり改善されているはずだ。

　筆者は基本的に一度郵送した人のデータは保存しておく。経験上、資料などを送った場合は次のアクションにつながることがほとんどだからである。

表も裏も真っ白。レイアウトの自由さがウリである。ひとつのレイアウトで、大型の角封筒からメール便まで対応。内容によって［請求書在中］を［資料在中］などと少し変更するだけ。変色や折れを避けるために、使う都度プリントしている

　実は今から20数年前にワープロ専用機で封筒を印刷したことがあった。印刷向けの封筒もなく、あくまで「試験的に」である。うまくすると印刷できるが、しわがよることも少なくなかった。今回の製品は最初からプリンタにかけることを前提に作られた製品であり、仕上がりも美しい。販売促進ツールの1つとして経費をかけられる場合に使うものだとばかり思っていたのだが、1枚当たりの単価は20円以下なのでそれほど高価なわけでもない。それならば惜しまずに普段使いしたほうがいい。効率が新たな時間を生んでくれるからである。