第2回　大事な書類をなくさない技術：短期集中連載「モノをなくさない技術」

どれだけ注意していてもモノをなくす、探すのに時間がかかる方のための「Biz.ID流モノをなくさない技術」。今回は、書類やファイリングに有効なTipsを中心にご紹介します。

　先日お届けした第1回「モノをなくさない技術」はどうだったでしょうか。読者の方のアイデアやご意見、ご感想は随時募集しております。こちらもしくは、はてなブックマークやトラックバック経由でお知らせください。さて今回は、書類やファイリングに有効なTipsを中心にご紹介します。

ファイルやノートを利用して書類のサイズを統一する

　サイズの大きい書類の間に1枚だけ伝票やメモが挟まっているのは、いずれ紛失することが運命付けられているようなものです。サイズの違う伝票やメモは、統一サイズのクリアファイルに挟んだり、ノートに貼るようにすれば、紛失の危険性もなくなる上、パラパラとめくれるために検索性もアップします。

　たとえ伝票1枚であっても、ファイリングするまでの間はクリアファイルに挟んでおくとよいでしょう。

たとえ1枚の伝票であってもクリアファイルに収納することで、ほかの書類にまぎれることを防げる

「積む方向」と「見える方向」を考える

　例えば、上からしか覗き込めない構造のキャビネット内に、ファイルを積んだ状態で放り込んでしまうと、下になっているファイルを参照できなくなってしまいます。

　上から見える場合は横に並べて収納、横から見える場合は縦に積んで収納といった具合に「積む方向」（もしくは「並べる方向」）と「見える方向」を逆にすることで、何かあった場合でも探しやすくなります。これが無意識にできるようになれば、モノを探す際の効率が一気にアップします。

キャビネットのように上からでしか内容を確認できない収納スペースに、平積み状態で書類やファイルを入れるのはNG。収納時の向きを立てて収納するようにすれば、検索性はグンとアップする

モノが中に入っているかどうか、外見で判別可能な収納ツールを用いる

　例えばメガネのハードケースのように、中にメガネが入っていてもいなくても形状が変わらない収納ツールだと、中身を置き忘れても気付かない恐れがあります。

　透明素材の収納ツールや、中身がないとペチャッとつぶれてしまうソフトタイプの収納具を活用するのもひとつのコツです。

収納は、引き出しよりも棚を選ぶ

　前回紹介した「ポケットの多いバッグを使わない」というTipsと同様、閲覧性の高い収納方法をとることで、いざという時にモノを探しやすくするテクニックです。

　引き出しだとモノを探す際にいちいち開け閉めする必要があり、なにかと見落としてしまいがちですが、オープンな棚であればその心配がありません。また、収納時に細かく分類しすぎないというのもテクニックのひとつです。

引き出しだとモノを探す際にいちいち開け閉めする必要があり、なにかと見落としてしまいがち。オープンな棚であれば見落とす心配も減る

使用後にいちいち元の位置に戻さない

　一般には「使ったらすぐ元の位置に戻す」のがセオリーとされていますが、中には逆の場合もあります。

　会議用のツールや出張道具などは、専用バッグを用意して次に使うまで入れっぱなしにしておいたほうが、いちいち片付ける場合と比べて紛失の確率も低くなり、準備も楽になります。バッグそのものを収納時の定位置にしてしまうという、ある意味で逆転の発想です。

　いかがでしたでしょうか。いずれすべての持ち物にRFIDがつくようになれば、こうしたTipsは無用の長物になるかもしれませんが、それまでは個人個人がこうしたTipsをうまく活用し、モノをなくさない技術を高めていきたいものです。

　次回は「対策篇」として、より具体的に、モノをなくしにくくする予防策や、なくし場合でもダメージが少なくて済む対策をご紹介したいと思います。読者の皆さんからの「こんなテクニックもあるよ」という投稿もこちらやはてなブックマーク、トラックバック経由で引き続きお待ちしていますので、どしどしお寄せください。